Hur väljer man affärssystem? 6 saker att kontrollera först
Valet av affärssystem ser ofta ut som en tävling i funktionslistor och prisjämförelser. I verkligheten bör fokus ligga någon annanstans:
- om systemet stödjer framtida tillväxt,
- om det växer med verksamheten eller håller den tillbaka, och
- hur väl er data håller ihop över åren.
Vi ställde de här frågorna till vår expert Jaakko Kairtamo. Hans syn utmanar ett av de vanligaste antagandena: är det system som är enklast att använda verkligen det bästa valet?
Låt branschen vägleda, men inte begränsa
Branschen är oftast det första som smalnar av alternativen. Enligt Kairtamo innebär den dock också ett verkligt val som är lätt att förbise:
”När man tittar på ett system som används brett i branschen är det värt att fråga sig: ska vi bara kopiera samma modeller som har levererats till alla andra, eller ska vi leta efter ett angreppssätt som stärker vår egen konkurrensfördel? Det senare uppstår inte nödvändigtvis av att göra exakt som alla andra.”
En färdig branschmodell är en bra utgångspunkt. Den sparar tid och för med sig processer som har bevisat sig i praktiken. Men om företaget följer den blint kan det gå miste om chansen att bygga processer som skiljer det från konkurrenter som kör samma system på samma sätt.
Internationell verksamhet smalnar snabbt av alternativen
Om ett företag verkar i flera länder, eller planerar att göra det, krymper utbudet av lämpliga system betydligt. Många system som är utformade för mindre företag eller verksamhet i ett enda land klarar helt enkelt inte koncerninterna transaktioner eller behoven hos en multinationell koncern.
Kairtamo rekommenderar att detta klargörs redan i början av processen, inte när systemet redan används och internationell expansion plötsligt står på agendan. Att korrigera kursen i efterhand kostar alltid mer än att välja rätt från början.
Ett samlat system slår ett lapptäcke av verktyg
Ett av de kriterier Kairtamo betonar mest, och som han menar ofta underskattas, är att samla data och processer:
”Det är inte vettigt att sprida processerna över flera olika system, eftersom dataintegriteten blir lidande. Och när dataintegriteten blir lidande sjunker datakvaliteten, och data av dålig kvalitet är ett problem inte bara för rapporteringen utan också för att kunna dra nytta av AI.”
Det här är inte bara en teoretisk princip. Det är viktigare än någonsin nu när allt fler företag vill använda AI i sina ekonomi- och affärsprocesser:
”Ur ett AI-perspektiv bör man välja ett system med så bra processer som möjligt och en stabil dataarkitektur i botten. Det kan sedan kompletteras med verksamhetsspecifika lösningar där det behövs, så länge även deras processer och data vilar på kärnsystemet.”
Kairtamo påpekar att om ett separat, mycket verksamhetsspecifikt system läggs till kan dess processer och datastruktur skilja sig så mycket från kärnsystemet att integrationen blir förvånansvärt svår. Och det händer gärna just när upplägget borde stödja tillväxten i stället för att bromsa den.
Därför bör slutanvändarna inte fatta beslutet själva
En av Kairtamos åsikter väcker sannolikt mest debatt: han anser att det inte är den operativa personalen som i slutändan bör styra systemvalet. ”Användbarheten är viktig, men den bör inte vara avgörande”, säger han.
Poängen är inte att förminska användarupplevelsen. Den påverkar direkt hur snabbt ett system tas i bruk och hur gärna människor använder det i vardagen. Kairtamos poäng är mer subtil: den enklaste lösningen är inte alltid den som växer med företaget flera år framåt.
”Ett program som är lätt att komma in i och rulla ut fungerar säkert, men bara på just det sättet, och det anpassar sig inte till framtida behov.”
Därför är den viktigaste frågan vid systemvalet enligt Kairtamo om systemet stödjer företagets tillväxt, skalbarhet och framtida förändringar, inte bara nuläget och hur användargränssnittet känns den första veckan.
Checklista: det här ska ni gå igenom innan ni väljer
- Bransch och affärsmodell: använd branschkunskap som utgångspunkt, men kopiera inte blint det andra har gjort.
- Internationell verksamhet: verksamhet i flera länder och koncernintern handel smalnar av alternativen betydligt, så klargör detta redan från början.
- Samlade processer och data: undvik en splittrad systemdjungel som leder till datasilos.
- AI-beredskap: en stabil dataarkitektur är en förutsättning för att få verkligt värde av AI.
- Skalbarhet: välj ett system som stödjer framtida tillväxt, inte bara nuläget.
- Ledningens engagemang: systemvalet ska stödja företagets strategi, inte bara dagens operativa behov.
Behöver du stöd i valet av affärssystem?
På Greenstep genomför vi leverantörsoberoende utvärderingar av affärssystem. Vi kartlägger er nuvarande situation och era behov och ger en objektiv bild av vilket system vi tror passar er bäst. Hör av dig!
Läs mer: Jämförelse av affärssystem 2026: Vilket system passar ett växande, internationellt företag?
