Effektiv hantering av reseräkningar – digital lösning för företag

En reseräkning är en dokumentation av kostnader som uppstått i samband med tjänsteresor, exempelvis transporter, logi, måltider och andra utlägg. Den ska innehålla uppgifter om datum, syfte med resan, kostnadens art samt kvitton som styrker utgifterna. En korrekt ifylld reseräkning är nödvändig för att arbetsgivaren ska kunna ersätta den anställde och för att bokföraren ska kunna hantera kostnaden skattemässigt korrekt.

Hantering av reseräkningar delas vanligtvis in i tre faser: först skapar den anställde reseräkningen med tillhörande kvitton, sedan granskar en ansvarig person underlaget, och slutligen ersätts den anställde för sina utlägg. Utöver detta säkerställer bokföraren att reseräkningarna bokförs korrekt i ekonomisystemet. Med rätt digitala verktyg kan hela denna process automatiseras och effektiviseras avsevärt.

Digitala system för reseräkningar minskar manuellt arbete, eliminerar risken för borttappade kvitton och påskyndar hela godkännandeprocessen. Det leder till stora kostnadsbesparingar och en bättre användarupplevelse för de anställda. Rätt konfigurerade standardinställningar säkerställer dessutom att reseräkningarna alltid uppfyller bolagets interna policyer och gällande skatteregler.

Bezala är en mobilapplikation utvecklad för att förenkla skapandet och granskningen av reseräkningar. Med appen kan anställda fotografera kvitton och skicka reseräkningar direkt till bokföringsprogrammet, var de än befinner sig. Bokföraren kan sedan betala tillbaka utlägget direkt i systemet och kontrollera att kvittot bokförts korrekt. Bezala integreras sömlöst med era befintliga ekonomisystem.

Bezala är utformad för att integreras med moderna ekonomisystem. Greenstep hjälper er att utvärdera om Bezala passar era befintliga system och konfigurerar integrationen så att kvitton och reseräkningar flödar direkt in i er bokföring utan manuell hantering. Kontakta oss för att ta reda på vilka system som stöds i er specifika miljö.

Uppstarten är snabb. Greenstep hjälper er att utvärdera era behov, konfigurerar applikationen och kommunicerar med användarna så att alla vet hur systemet fungerar från dag ett. I de flesta fall kan ni börja använda lösningen inom kort efter att ni kontaktat oss, utan långa implementationsprojekt.

Det är bokförarens ansvar att säkerställa att reseräkningarna är korrekt bokförda och att skattemässiga krav uppfylls. Med Bezala och Greensteps stöd förenklas detta arbete avsevärt, kvitton och underlag är digitalt tillgängliga och strukturerade, vilket minskar risken för fel och sparar tid i bokföringsarbetet.

Ja. Med Bezala-appen kan anställda fotografera kvitton och skapa reseräkningar direkt i sin smartphone, utan att behöva spara fysiska kvitton eller fylla i pappersblanketter i efterhand. Det gör processen smidigare och snabbare för alla inblandade, och minskar risken för bortglömda utlägg.

I Greensteps process granskas reseräkningarna av en ansvarig person innan ersättning betalas ut. Om något saknas eller är felaktigt kan ärendet skickas tillbaka för komplettering direkt i systemet. Detta säkerställer att enbart korrekta och fullständiga reseräkningar godkänns och bokförs.

Absolut. Digital hantering av reseräkningar är fördelaktigt för företag i alla storlekar. Även för ett litet företag med få anställda sparar ett digitalt system tid, minskar administrationen och säkerställer korrekt bokföring. Greenstep hjälper er att hitta en lösning som passar er storlek och era behov.