Vet du vad era IT-kostnader egentligen består av?

När det saknas en övergripande plan blir helheten kring IT tung att hantera, kostnaderna onödigt höga och styrningen av informationssäkerhet och dataskydd komplicerad. Det finns mycket att vinna på att analysera systemarkitekturen, kartlägga IT-leverantörer och licenser, förhandla om avtal och tydliggöra rutinerna för IT-styrning.

Vet ni hur stora era IT-kostnader faktiskt är?

Kan ni ta fram era totala IT-kostnader i en enda rapport – eller ligger de utspridda på olika affärsenheter, kostnadsställen och konton?

När en organisation växer och IT byggs upp på flera håll utan tydliga, gemensamma regler uppstår oundvikligen en helhet som är dyr och svår att underhålla. Om teknik- och dataarkitekturen inte är i skick är det troligt att ni – utan att veta om det – underhåller och vidareutvecklar flera helt eller delvis överlappande funktioner.

IT-kostnaderna växer tyst och obemärkt

Mjukvarukostnadernas karaktär har förändrats de senaste åren. Där man förr köpte licenser i ett engångsköp består kostnaderna i dagens SaaS-värld av löpande månads- och årsavgifter.

Att skaffa SaaS-tjänster kan vara lockande enkelt – ofta räcker det med ett kreditkort. De enskilda beloppen kan vara små, och just därför är det lätt att de går obemärkta förbi. Men när man räknar samman alla molntjänster, samarbetsverktyg, säkerhetslösningar, specialprogram och deras supportavtal blir totalkostnaden ofta betydligt högre än någon hade gissat.

Ett typiskt scenario ser ut så här:

Ett team införde ett projekthanteringsverktyg för två år sedan, men projektet avslutades och ingen kom ihåg att säga upp licensen.

Ett annat team hittade ett enklare alternativ för samma behov och skaffade sin egen, parallella lösning. Summan av tiotals sådana beslut blir en djungel av system och leverantörer som ingen längre har full överblick över.

Två frågor om era IT-kostnader

#1 Speglar er kostnadsstruktur för IT verksamhetens prioriteringar?

Alla IT-kostnader är inte likvärdiga. En del stödjer direkt tillväxt och konkurrenskraft, en del är nödvändig grundinfrastruktur, och en del är exempelvis historisk barlast som ingen har vågat eller kommit sig för att göra sig av med.

Utan en tydlig kostnadsstruktur kopplad till affärsstrategin är det svårt att fatta faktabaserade beslut om vad som ska få mer investeringar – och var man kan dra ner. Redan genom att planera en övergripande systemarkitektur och bygga de integrationer och automatiseringar som behövs förbättrar man tillförlitlighet och användarupplevelse samtidigt som totalkostnaden sänks.

Samtidigt kan man ofta göra sig av med onödiga system eller licenser. En onödig eller underutnyttjad licens är ren bortkastad pengar. Enligt flera rapporter (t.ex. Productivs State of SaaS) är det bara cirka 55–65 % av licensierade användare som faktiskt är aktiva. Resten betalas av ren vana. En systematisk kartläggning avslöjar ofta en överraskande stor besparingspotential – utan att ni behöver ge upp en enda tjänst ni verkligen behöver.

#2 Är era leverantörsavtal marknadsmässigt prissatta?

IT-leverantörers prissättning är inte huggen i sten, även om det ofta känns så. Många företag fortsätter år efter år med samma avtal och samma indexuppräkningar utan att förhandla – delvis för att det tar tid att kartlägga alternativ, delvis för att förhandlingskraft och marknadskunskap saknas.

En erfaren IT-chef har däremot koll på vad motsvarande lösningar kostar på marknaden, och vet när och hur det lönar sig att förhandla med en leverantör. Den kunskapen betalar snabbt igen sig själv. Ibland är det värt att sätta avtalen i konkurrens för att säkerställa att struktur och pris stämmer. Nu är ett bra tillfälle att även upphandla era befintliga avtal på nytt.

Överblicken över IT-kostnaderna saknas

Det är sällan en ledningsgrupp säger att styrning av IT-kostnader inte är viktigt. Ändå saknas i praktiken ofta överblicken över kostnaderna. Varför?

Svaret är oftast detsamma: tiden räcker helt enkelt inte till för att reda ut och hantera kostnader som ligger utspridda i organisationen. Vardagen går åt till operativt arbete – systemunderhåll, supportärenden och projekt. Leverantörshantering, avtalsförhandlingar, licensanalys och kostnadsoptimering hamnar i skymundan. Tid och budget för att ta fram en helhetsarkitektur hinner man inte ens planera för.

I andra företag finns det helt enkelt ingen IT-chef – ansvaret är utspritt på flera personer utan att någon äger helhetsbilden. Överblicken saknas. Liksom viljan att förstå och kartlägga IT-kostnaderna över huvud taget.

Vad kan man göra åt saken?

Greensteps CIO-tjänster ger er tillgång till den erfarenhet och kompetens ni behöver, exakt när ni behöver den.

Det handlar inte om en löpande-band-konsultrapport som hamnar i en byrålåda, utan om konkret arbete: analys av systemarkitekturen, kartläggning av leverantörs- och licenslandskapet, avtalsförhandlingar, tydliggörande av kostnadsstrukturen och uppbyggnad av hållbara rutiner för IT-styrning.

Resultaten är mätbara – och de syns på era kostnadsrader.