Genom att effektivera inköpsprocessen frigörs tid och resurser för bland annat konkurrensutsättning av nuvarande kontrakt, hantering av leverantörsrelationer samt tillväxt.
Från inköp till betalning (P2P - Procure to Pay/Purchase to pay)-processen innehåller bland annat hantering av inköpskontrakt, transaktioner för mottagande av varor eller tjänster, fakturahantering samt hantering av kortfristiga skulder. Brister i inköpsprocessen kan leda till kostnadsineffektivitet och missnöje bland kunder.
Inköpsprocessen utgörs av bland annat följande faser:
- Hantering av offerter
- Hantering av köpekontrakt
- Inköpsorder
- Mottagning av produkt eller tjänst
- Fakturaavstämning
- Hantering och betalning av inköpsfakturor
Från inköp till betalning-processen räknas ofta som en av de mest kostnadskrävande processerna i företagets ekonomiförvaltning. Att skapa en tydlig inköpsstrategi och effektivera inköpsprocessen sparar tid och hjälper till att koncentrera resurserna på att få verksamheten att växa.
De personer som ansvarar för inköp måste också ha tillräckligt med tid till bedömningen av de totala inköpskostnaderna samt leverantörernas kapacitet (volymer, prisutveckling, leveranssäkerhet, kvalitet och betalningsvillkor).
Det finns behov för utveckling av inköpsprocessen ifall:
- Det inte finns tid för konkurrensutsättning och kontraktsförhandlingar
- Jämförelsen av inköpspriser orsakar problem eller är betungande
- Det slutar alltid med att produkter och tjänster köpes från bekanta leverantörer; eller
- De system man använder inte stöder planeringen och uppföljningen av inköp och produktion.
Med hjälp av en inköpsstrategi och klara direktiv förenas organisationens praxis samtidigt som riskfaktorerna minimeras. Automatisering av inköpsprocessen minskar även tidskrävande rutinuppgifter och det blir mer tid över för inköpsteamet att följa upp inköpspriser, konkurrensutsätta leverantörer, förhandla om kontrakt och komma överens om rabatter.
Greenstep hjälper dig
På Greenstep hjälper vi företag att identifiera problemområden i inköpsprocessen och automatisera processens olika faser. Vi kan också vara med och skapa en inköpsstrategi åt företaget, eller göra upp en inköpshandbok för att tydliggöra praxis och riktlinjer. Vid behov hjälper vi företaget att välja ett passligt verktyg för hantering av inköpsprocessen.
Om ditt företag är i en tillväxtfas eller är och skall vara litet, hjälper vi dig att hitta de element inom inköps- och faktureringsprocessernas områden som just ni har behov av. Till exempel hjälper vi till att med små åtgärder effektivera de fasta kostnadernas prisnivåer, automatisera hanteringen av inköpsfakturor och försäkra synligheten av kostnadsuppföljning. Det är ofta så att "litet är vackert och det mest effektiva sättet att framskrida".