Så väljer du implementeringspartner för ditt affärssystem: expertens råd

Varför ERP-implementeringar misslyckas

ERP-projekt misslyckas förvånansvärt ofta. Branschstudier har upprepade gånger visat att bara en bråkdel av implementeringarna levereras i tid och inom budget, och kostnaderna kan dra iväg långt över den ursprungliga uppskattningen. Enligt vår expert går grundorsaken ofta att spåra ända tillbaka till början av upphandlingen:

”Att köpa ett affärssystem är verkligen svårt, och kunderna har oftast inte så mycket erfarenhet av det, eftersom det inte är något man gör särskilt ofta. Det gör att man också saknar kunskapen som krävs för att välja rätt system och rätt leverantör.”

Vanliga orsaker till att projekt misslyckas:

• en oerfaren eller underbemannad implementeringspartner
• svag förändringsledning, som bromsar beslutsfattandet i projektet
• dåligt planerad datamigrering som försenar projektet
• bristande engagemang från ledningen, vilket undergräver projektgruppens resurser och motivation
• krav som definierats på fel grunder, eller som är för hårt modellerade efter det gamla systemet
• otillräckligt eller dåligt planerat stöd vid driftstart

Därför lönar det sig att ta in extern hjälp redan innan du väljer system. Greenstep oberoende förstudie kan till exempel omfatta:

• kartläggning av nuläge och krav
• stöd i själva urvalsprocessen
• en bedömning av om organisationen faktiskt är redo för en förändring i den här storleken

Beredskapen utvärderas ofta genom en projektberedskapsanalys som tittar på både människornas och organisationens förmåga att hantera förändring. Om det framkommer luckor kan de enligt Kairtamo åtgärdas till exempel genom utbildning i förändringsledning, eller genom att tillsätta interimsexperter i nyckelroller i kundens projektgrupp.

Partnerns storlek spelar större roll än du tror

Kairtamo understryker att ett av de mest förbisedda urvalskriterierna är den verkliga kapaciteten i leverantörens team som helhet.

”Tyvärr ställer mjukvaruleverantörer ofta fram sitt A-lag inför kunden. Om företaget är ganska litet arbetar samma erfarna personer med flera implementeringar samtidigt, så resurserna blir utspridda. Finns det verkligen tillräckligt med kompetens för just den här kunden?”

Ännu viktigare är dock vad som händer efter driftstart. Kairtamo rekommenderar att medvetet hålla själva implementeringen stram och kort så att systemet snabbt kommer i drift. Vidareutveckling görs bäst först när systemet har använts i det dagliga arbetet ett tag. På så sätt formas processerna verkligen kring det nya systemet, i stället för att gamla arbetssätt bara flyttas över till en ny miljö.

Det är just här många projekt snubblar: kärnteamet som ledde implementeringen har redan gått vidare till nästa kund, och ansvaret lämnas över till ett supportteam som inte känner kunden.

”Det som kunder ofta beskriver som att bollen tappas i överlämningen från driftstart till support är en av de största anledningarna till att projekt misslyckas och att kunder börjar söka hjälp på annat håll.”

Frågor att ställa när du väljer partner

Vår expert föreslår att du ställer frågor som dessa till potentiella partners:

• Hur många konsulter har ni tillgängliga, och hur många projekt driver ni samtidigt?
• Hur fördelas resurserna mellan projekten, och finns det tillräckligt med kompetens för just det här projektet?
• Stannar samma team kvar efter driftstart för utveckling och support, eller byts personerna ut?
• Vilka referenser kan ni erbjuda?
• Är era tilläggslösningar (som e-faktura, betalningar eller attest av leverantörsfakturor) mogna och beprövade hos många kunder, eller byggdes de specifikt en gång för en enda kund?
• Är tilläggslösningarna anpassade för nordiska eller svenska krav, eller är de mer generella globala lösningar?
• Erbjuder ni stöd i förändringsledning?

När det gäller referenser har Kairtamo ett praktiskt tips:

”Om du känner personer som arbetar på de företag som en leverantör anger som referenser – hör av dig och fråga dem direkt. Du får en mycket tydligare bild än om du bara pratar med kontaktpersonen som leverantören har handplockat åt dig.”

Vad gör du om implementeringen redan har gått snett?

En del kunder kontaktar Kairtamo efter att en implementering som genomförts av en annan partner inte har levererat det som utlovades. Typiska situationer är bristande support efter driftstart, eller en ofullständig lösning, till exempel automationer eller funktioner som fanns i det gamla systemet men som visar sig saknas i det nya.

För att komma till botten med sådana situationer använder Greenstep ofta en hälsokontroll: en systematisk genomgång av vad som har byggts i kundens miljö och var smärtpunkterna finns.

”Vi har tagit över så många sådana här miljöer att vi har god förståelse för hur olika leverantörer brukar lösa saker, oavsett om det gäller leverantörsfakturor eller integrationer.”

Därefter åtgärdas problemen där det är möjligt. Det är dock bra att veta att en ny partner oftast inte kan supportera moduler som byggts av en annan leverantör i befintligt skick. Kunden måste då väga om de befintliga lösningarna ska ersättas helt, eller om det finns en annan väg framåt.

Sammanfattning: det här ska du tänka på

1. Gör en oberoende förstudie och beredskapsanalys innan du väljer partner.
2. Undersök partnerns hela resursbas, inte bara kompetensen i teamet du presenteras för, och säkerställ att samma team stannar kvar för utveckling och support efter driftstart.
3. Kontrollera referenser även via ditt eget nätverk.
4. Bedöm om de tilläggslösningar som erbjuds verkligen är mogna och beprövade.
5. Fråga om partnern erbjuder stöd i förändringsledning.
6. Satsa på en slimmad och snabb implementering. Ett spretigt, allomfattande implementeringsprojekt är sällan den smartaste vägen.
7. Rätt partner är inte den som lovar mest, utan den vars resurser, process och engagemang håller för granskning långt efter driftstart.