Från Excelrapporter till beslutsstöd – så fick Tranpenad mer tid för analys med BI Book
Tranpenad hjälper företag inom lager, logistik, industri, produktion och e-handel med bemanning och rekrytering. Länge krävde koncernens rapportering en mängd manuella Excelrapporter. Med BI Book, implementerat tillsammans med Pector som affärssystemsleverantör och Greenstep, läggs tiden i dag på att förstå siffrorna i stället för att ta fram dem.
Utmaningen: mycket tid till sammanställning, lite tid till analys
Som Business Controller på Tranpenad arbetar Victor Odén Carlsson med verksamhetsuppföljning, analys och utveckling av arbetssätt. Det förutsätter tillgång till relevant och tillförlitlig data.
Tidigare byggde uppföljningen på ett stort antal Excelrapporter, som var beroende av manuella uttag ur Visma Business. Särskilt koncernresultatet tog tid att få fram, eftersom rapporterna från flera bolag skulle sammanställas manuellt.
En stor del av tiden gick åt till att sammanställa alla rapporter till koncernresultat. När rapporteringen kräver manuella moment tar det tid från analysen och gör det svårare att snabbt identifiera avvikelser och trender. – Victor Odén Carlsson, Business Controller, Tranpenad
Tranpenad ville därför stärka sin analysförmåga: samla relevant information på ett ställe, få bättre överblick över nyckeltalen, ta bort onödig administration och skapa ett mer användbart beslutsunderlag.
Lösningen: BI Book ovanpå Visma Business – med datakvalitet som grund
Kontakten började i ett av Tranpenads dotterbolag, som arbetade i Visma Business och samarbetade med affärssystemsleverantören Pector. Samarbetet med Pector fördjupades, och det var Pector som sedan initierade kontakten med Greenstep och BI Book.
Under implementeringen hjälpte Pector till att förstå datan, säkerställa rätt kopplingar och kvalitetssäkra informationen, så att rapporterna blev både tillförlitliga och användbara.
”Det är viktigt att inte bara få in data i ett verktyg, utan att säkerställa att informationen presenteras på ett sätt som går att förstå, följa upp och använda i det dagliga arbetet.” – säger Victor
I Visma Business behövde Tranpenad i stort sett inte ändra något. Den viktigaste justeringen gjordes i projektets startskede: att kontoplanerna i alla bolag byggs upp på liknande sätt. Det knyter an till det som Tranpenad ser som helt avgörande för analysen.
Analysverktyget kan bara leverera tillförlitliga resultat om grunddatan håller god kvalitet. Vi ser datakvalitet som en grundförutsättning för att kunna använda analysen som ett faktiskt beslutsstöd, snarare än enbart som rapportering. – Victor
Resultatet: fokus på analys i stället för rapportbygge
Arbetet i Visma Business ser i stort sett ut som förut. Skillnaden är att tiden i dag läggs på analys i stället för på att bygga rapporter. Med informationen samlad i BI Book kan Tranpenad följa trender, upptäcka avvikelser och agera i tid.
”Det handlar inte bara om att se vad resultatet blev, utan också om att kunna identifiera trender, förstå utvecklingen och skapa ett bättre underlag för beslut. Ju enklare det är att få fram relevant information, desto bättre förutsättningar har vi att prioritera rätt och agera i tid.” – Victor
Lösningen har också vuxit. I dag hämtar BI Book data från både Visma Business och bemanningssystemet Intelliplan. Genom att kombinera ekonomisk data med data från verksamheten får Tranpenad ett mer komplett beslutsunderlag. Det löpande stödet från Greenstep lyfts också fram:
”Vi är nöjda med den löpande supporten från vår konsult, Erik Björkberger, som hjälper till snabbt och med bra engagemang.” – Victor Odén Carlsson, Business Controller, Tranpenad
Till andra företag med liknande utmaningar är rådet att börja i rätt ände: tydliggör vilken information verksamheten behöver för att fatta bättre beslut, och säkra kvaliteten i grunddatan.
”Det finns ett stort värde i att gå från manuella sammanställningar till en mer strukturerad och tillgänglig analys. Det viktiga är att lösningen skapar faktisk nytta för verksamheten och inte bara blir ytterligare ett rapporteringsverktyg.” – Victor Odén Carlsson, Business Controller, Tranpenad
Om Pector
- Vismapartner sedan 2006
- Huvudkontor i Göteborg
- Experter på Vismas olika affärssystem, integrationer och systemutveckling.
- Hjälper medelstora till stora bolag att effektivisera sina processer med hjälp av system, kunskap och AI.
