20 år som CFO och controller – Jenny delar sina bästa lärdomar!

När ett stort retailbolag bestämmer sig för att byta ut sitt affärssystem sätts hela verksamheten på prov. Vilka processer ska följa med? Vilka ska rivas upp och göras om? Och vem säkerställer att ekonomifunktionen inte bara överlever förändringen, utan blir bättre av den? Det är i den typen av projekt Jenny, CFO-konsult på Greenstep, trivs som bäst.

En karriär byggd i retail

Jenny har jobbat inom retail hela sitt yrkesliv och beskriver själv branschen som en plats där farten, dynamiken och närheten till produkterna gör jobbet extra roligt. Under sin karriär har hon haft rollerna som redovisningschef, koncerncontroller, chefscontroller och CFO – bland annat tio år på Kicks, varav de fem sista som CFO.

Hos Kicks fick hon vara med när bolaget och hela branschen digitaliserades, från fysisk butik till en välutvecklad e-handel och ett attraktivt omnikanalserbjudande. Erfarenheten breddades ytterligare genom arbete i rena e-handelsbolag, vilket gett henne insikt i de utmaningar och möjligheter som präglar dagens retailbransch.

Från fast CFO-roll till interim CFO-konsult

Efter många år som anställd i olika retailbolag insåg Jenny att hon ville utvecklas genom att gå in i bolag som verkligen behöver hjälp, och vara med och driva förändring och utveckling. Hon ville också bredda sin erfarenhet bortom traditionella CFO-uppgifter som rapportering, bokslut och redovisning, mot projektarbete och bolagsbyggande, samtidigt som hon fick lära känna fler branscher.

”Jag gillar omväxling i arbetet, att träffa olika människor och se olika arbetsplatser. Som konsult får jag större möjlighet till det”, säger Jenny.

Allt från 200 miljoner till 5 miljarder i omsättning

Jennys erfarenhet spänner brett, från stora bolag med en årsomsättning på upp till 5 miljarder kronor till mindre, entreprenörsdrivna bolag med en omsättning kring 200 miljoner kronor. Utöver retail och konsumentprodukter trivs hon särskilt bra i familjeägda och privatägda bolag, där hon menar att verksamheten ofta fyller ett större syfte.

Hur ser en ”rätt” ekonomifunktion ut?

Ett återkommande tema i Jennys arbete är frågan om hur en ekonomifunktion bör se ut. Hennes svar är att det inte finns något universellt recept – ekonomifunktionen behöver istället matcha bolagets kultur, storlek och ambitioner, och bolagsledningen måste aktivt tänka igenom hur ekonomistyrningen ska stötta strategi och mål.

Ett vanligt misstag hon ser hos snabbväxande entreprenörsbolag är att man förminskar ekonomifunktionens roll i utvecklingsresan. Att tidigt sätta processer och rutiner för ekonomifunktionen är, enligt Jenny, ett bra recept för att kunna växa lönsamt och kontrollerat.

Bredden gör skillnad – så jobbar Greenstep med CFO-tjänster

En av de saker Jenny lyfter fram med att arbeta genom Greenstep, jämfört med att anlita en enskild konsult eller ett traditionellt konsultbolag, är tillgången till bredare expertis. Inom Greenstep finns egna specialister inom redovisning, tech & system och löneadministration – kompetens som CFO-konsulter kan dra nytta av löpande i sina uppdrag.

”Som CFO-konsult är det en trygghet att veta att det alltid finns någon att fråga, till exempel om ett nytt regelområde eller system. Vi kan också möta kundens behov om de behöver fler tjänster, genom att erbjuda en bredd”, säger Jenny.

Även om Jenny själv ännu inte haft ett uppdrag där hon arbetat tvärfunktionellt inom samma kund, vet hon att flera av Greensteps kunder redan drar nytta av samarbetet mellan tjänsteområden. I sitt eget arbete har hon dessutom flera gånger vänt sig till kollegor med frågor som hjälpt henne i kundarbetet, något hon beskriver som både roligt och kompetensutvecklande.

Jenny har också sett vad som händer när bolag inte tänker till kring den frågan. Hon har mött flera entreprenörsdrivna bolag som anlitat en redovisningsbyrå och därefter antagit att de inte behöver lägga någon egen resurs på ekonomistyrning internt.

”Att arbeta med redovisningsbyråer fungerar jättebra, men man behöver vara medveten om att det krävs god kommunikation, och att man som kund fortfarande behöver fatta de ekonomiska besluten och ligga steget före. Jag har också stött på bolag som inte prioriterat administration överhuvudtaget, och då får man stora problem när bolaget växer”, säger Jenny.

Kundcase: att navigera ett stort affärssystembyte

Ett av de uppdrag Jenny arbetat mest med är ett stort retailbolag som står inför att byta ut sitt affärssystem. Tack vare sin egen erfarenhet av att tidigare ha implementerat nya affärssystem blev matchningen med kunden naturlig. Jenny gick in som ansvarig för Finance-delen i det övergripande projektet.

Arbetet inleddes med en förstudie för att definiera bolagets krav och önskemål på ett nytt system, samt en dialog med potentiella leverantörer för att utvärdera hur väl deras system mötte kraven.

”Utmaningen i ett så stort projekt är att väga alla funktioners krav mot varandra. Man behöver kunna se detaljerna – retail is detail – men också ha ett helikopterperspektiv för att se vilket system och vilken leverantör som är bäst partner för bolagets framtidsvisioner och strategi”, säger Jenny.

I sitt arbete med Finance-delen har Jenny tagit stöd av sina tidigare erfarenheter från andra roller, bolag och system, för att både utmana och förstå kundens unika behov.

I ett så stort projekt finns en styrgrupp som är beslutsför för hela projektet, men mycket av kompetensen kring hur verksamheten faktiskt fungerar i det dagliga finns ute i organisationen. Därför har informationsutbyte åt båda hållen varit avgörande för att kunna fatta så bra beslut som möjligt.

”Kommunikationen i ett stort projekt behöver hanteras så att all information når de som behöver ha den, i rätt tid och åt båda hållen. Det kan handla om tidsplaner, deadlines för stora avgörande beslut, men också kommunikationsforum, workshops och kompetensutbyte. Jag tycker det är bättre att informera och kommunicera för mycket än för lite – transparens är en viktig del av det”, säger Jenny.

Förstudien är nu genomförd, och nästa steg är det omfattande implementeringsarbetet. Det väntar en rad viktiga beslut om system, processer och arbetssätt, och Jenny ser fram emot att guida, utmana och inspirera kring hur en framtida ekonomifunktion kan arbeta.

Rådet till bolag som står inför samma resa

Jennys tydligaste råd till bolag som överväger ett systembyte är att göra förarbetet grundligt.

”Det är precis som när man ska måla om hemma – att slipa och spackla är viktigast för att få ett hållbart och önskvärt resultat. Om man tar reda på vad ett system ska kunna leverera och stötta verksamheten med, och har en tydlig målbild, blir det enklare att hitta rätt system och partner för just sitt unika bolags behov”, avslutar Jenny.