Projektledning i NetSuite ger operativ effektivitet till din konsultverksamhet

Att hantera vilka timmar som ska faktureras kan göras i NetSuite, men det kräver att varje debitering ändras separat. För att förbättra den här processen har vi utvecklat en Charge Management Tool som du kan använda för att redigera flera tidsrapporteringar samtidigt.

Faktisk arbetad tid och fakturerbar tid kan också separeras om det behövs.

Du kan filtrera per projekt per månad och arbeta dig igenom dem tills den månaden är klar för fakturering.

Hantering av avgifter inom eller utanför NetSuite?

Beroende på dina behov kan avgiftshanteringen göras inom eller utanför NetSuite.

Den största fördelen med att sköta tidsrapporteringen och avgiftshanteringen utanför NetSuite är att du sparar kostnader eftersom du inte behöver några medarbetarlicenser i NetSuite.

Här är en förhandstitt på hur debiteringshantering utanför NetSuite kan se ut:

För att underlätta faktureringsprocessen för externa leverantörer har vi utvecklat ett verktyg som gör följande:

• Leverantörer lägger till tid och kostnader i dina NetSuite-projekt
• När projektfakturorna skickas genereras automatiskt en leverantörsfaktura som ska betalas till leverantören, som får en kopia för sin egen redovisning.

En av de mest krävande delarna av NetSuite Projects-modul är att sätta in resurser (anställda) till projekt. Med Greensteps Auto-Assign automatiserar du tilldelningen av resurser baserat på regler. Du kan till exempel göra det automatiskt:

• Tilldela interna uppgifter till nya medarbetare
• Tilldela avdelningsspecifika uppgifter till anställda när de tilldelas den avdelningen (t.ex. kommer din marknadsavdelning i Nederländerna att se sina egna projekt).
• Skapa anpassade sökningar efter anställda med alla NetSuite-kriterier och tilldela dem projekt/uppgifter

NetSuite har några brister och saknar viktiga funktioner för att få giltiga tidsposter. För att hjälpa till med detta har vi utvecklat ett verktyg som validerar tidsposterna:

• Kontrollerar att tidsrapporteringen matchar den aktuella månaden (exakt matchning eller en fördefinierat intervall av månader). Bättre kontroll i processen jämfört med standardperioden
• Kontrollerar att tidsposten matchar en giltig period baserat på information om start- och slutdatum för projektuppgiften
• Meddelanden och varningar om projektbudgeten är på väg att överskridas

Valideringen kan göras utifrån de kriterier som passar ditt företag bäst.

Om misstag har begåtts och tidsposter har allokerats till fel projekt kan du flytta dem till rätt projekt med hjälp av vårt verktyg för administratörer.

Look & Feel

Som standard går NetSuites försäljningsfakturor och bokföring hand i hand, vilket innebär att försäljningsfakturan kommer att ha lika många rader som NetSuites bokföringstransaktion. Detta kan vara förvirrande för kunderna om du har flera personer från olika avdelningar som arbetar med samma projekt.

Vi har utvecklat verktyg för att konfigurera utseendet på de fakturor som skickas från NetSuite efter dina behov.

Förhandsgodkännande

Att skicka en faktura och sedan behöva korrigera den genom kreditfakturor kan ta mycket tid i anspråk. Ibland är det bättre att förhandsgodkänna fakturan från kunden innan den skickas. För detta ändamål har vi byggt ett verktyg genom vilket dina kunder kan förhandsgodkänna fakturor innan de skickas.

Flextid är ganska populärt för konsultföretag där projekt tillfälligt kan kräva mer arbete än den normala arbetstiden.

Vi har byggt ett verktyg som automatiskt beräknar saldot för den anställde baserat på arbetstid, semester och arbetsavtal.

NetSuite har inga förbyggda verktyg för att lägga till flera dagar i taget, vilket innebär att varje dag måste läggas in separat.

Vi har utvecklat ett verktyg för att göra detta enklare för dina anställda, så att de kan lägga till t.ex. en längre semester eller frånvaro med ett formulär, varefter vi automatiskt skapar tidsposterna för varje dag.

Tidsangivelserna kommer att skapas baserat på den anställdes anställningsavtal.

Lönesystem kräver ofta att semestern rapporteras i perioder, medan NetSuite låter dig rapportera flera separata dagar på samma gång.

Vårt HR-integrationsverktyg kommer att dela upp semesterdagarna i perioder innan de rapporteras till ditt HR-/löneverktyg.

Semesterplanering i NetSuite?

Med vårt verktyg för semesterplanering kan du godkänna semestrar direkt i NetSuite. För att underlätta resursplaneringen har vi också utvecklat en vy som visar när dina teammedlemmar kommer att vara på semester.

När en semesteransökan godkänns skapar vi automatiskt tidsrapporter för den.

Med NetSuite Advanced Project Profitability Cloud Application kan du rapportera projektlönsamhet med faktiska och fastställda (prognostiserade) kostnader och intäkter från följande områden:

• Registreringar på tidrapporter
• Inköpsorder
• Försäljningsorder
• Avskrivningar
• Intäktsredovisning

Detta gör att du kan se följande:

• Rapport om projektets lönsamhet
• Vinst- och förlusttabell på projektnivå
• KPI:er för projektlönsamhet

Det finns också en rapport där du kan se medarbetarnas lönsamhet per projekt.

För att aktivera appen Advanced Project Profitability, gå till Inställningar -> Företag -> Aktivera funktioner -> Projekt -> markera rutan Advanced Profitability och spara.