Mot agil prognostisering och budgetering

Spara tid och minska manuellt arbete genom att automatisera datauppdateringar.

Många företag strävar efter rullande prognoser och högre prognosprecision – men att nå dit kräver ofta mycket manuellt arbete.

Att samla in rätt siffror, kontrollera att de är aktuella och manuellt föra in dem i ett budgetark är tidskrävande. Tid som i stället skulle kunna användas till att analysera data, bygga scenarier och fatta välgrundade beslut.

Med en modern planeringslösning som integreras med dina befintliga system har du alltid tillgång till uppdaterade nyckeltal – året runt. Det gör det möjligt att vända på den klassiska tidfördelningen: från 90 % på uppdatering och 10 % på analys, till precis tvärtom.

Det finns ett bättre sätt än riskfylld budgetering i kalkylblad.

Många ekonomer känner alltför väl igen känslan av att blåsa dammet av en gigantisk Excel-fil efter sommarsemestern – du vet, den med dussintals flikar, tusentals rader och ömtåliga formler som (på något mirakulöst sätt) fortfarande fungerar.

Tills de inte gör det längre.

När man kombinerar ett kalkylblad, mängder av manuella inmatningar och flera användare… då blir det snabbt rörigt.

Den klassiska ”prognos- och budgetfilen i Excel” blir ofta en enmansshow. Vanligtvis är det CFO:n eller controllern som byggt in kontroller, automatiseringar och avancerade formler som bara de själva förstår – vilket gör att andra drar sig för att röra filen.

Ju fler som redigerar samma fil, desto större är risken för fel. Visst, det går att gå tillbaka till en tidigare version, men då kanske du tappar flera andra personers arbete. Versionshanteringen blir snabbt en mardröm: Är det här senaste versionen? Finns allas ändringar med?

Och vad händer när tre personer sparade filen på sina skrivbord i augusti – och fortfarande jobbar i sina egna versioner i april?

Ett modernt planeringsverktyg löser allt detta. Användarbehörigheter gör att varje person bara kan redigera sina egna delar. Och om något går fel försvinner inte datan – det är enkelt att återställa. Alla arbetar i samma uppdaterade version. Ingen förvirring, inga dubbletter, inget arbete som går förlorat.

Att följa upp, prognostisera och planera scenarier borde inte vara så här svårt.

Excel kan fungera för budgetering – om din verksamhet är relativt enkel. Inga komplexa strukturer, inga alternativa scenarier och ingen särskilt konkurrensutsatt marknad.

Men att bygga och hantera scenarier är avgörande. En budget visar en ögonblicksbild av vart företaget är på väg och bör vara i linje med den övergripande strategin.

Med andra ord: att följa budgeten är hur organisationen rör sig mot sina strategiska mål. Och de målen måste kunna översättas till konkreta, dagliga åtgärder för alla medarbetare.

Det är också klokt att komplettera budgeten med en rullande 12-månadersprognos – en som speglar hur framtiden faktiskt kan komma att se ut.

Förutsättningarna förändras. En produkt du trodde skulle bli en succé kan floppa. En annan kan överträffa alla förväntningar.

För att verkligen förstå vad som händer i verksamheten och på marknaden krävs insyn i realtid. Det är så du fångar upp trender tidigt – och hinner agera innan det är för sent.

Om du bara uppdaterar prognoser några gånger per år kommer du ständigt att agera på gårdagens information.

Moderna planeringsverktyg säkerställer att dina data alltid är aktuella och lättillgängliga.

Bra system gör det enkelt att snabbt bygga och testa scenarier. Du kan justera reglage och siffror med musen och direkt se hur förändringar i priser, kostnader eller investeringar påverkar olika delar av verksamheten.

Det förvandlar planering från en tidskrävande manuell process till något snabbt – ja, till och med roligt.

Låt inte ekonomifunktionen ensam äga siffrorna

För att skapa verkliga konkurrensfördelar behöver företag förstå sina styrkor och veta var nästa investering bör göras. Det innebär att ekonomiteamet inte bör vara de enda som analyserar siffrorna.

Ägandeskapet för finansiella insikter måste delas över hela organisationen.

När avdelningschefer bidrar med sin djupa branschkunskap till den finansiella bilden, får ni bättre och mer välgrundade beslut – särskilt när det gäller investeringar och affärsplanering.

”Vi kan producera 100 enheter med fem anställda till denna marginal. Vad händer om vi anställer en till och skalar upp produktionen?”

Moderna planeringsverktyg gör det enkelt att ge varje person tillgång till just den data de behöver. När informationen är lättillgänglig blir det också enklare för fler att ta ägarskap och ansvar.

Säg adjö till budgetstressen

BI Book Planning är det nya sättet att hantera budgetering, prognostisering och scenarieplanering – säkert, samarbetsinriktat och enkelt.

Med BI Book Planning håller dina budgetar och prognoser sig alltid aktuella och i linje med verkligheten i din verksamhet.

Verktyget är tillräckligt enkelt för att alla nyckelpersoner ska kunna använda det, samtidigt som det tillför verkliga insikter utöver siffrorna. Varje avdelningschef får en översikt över sin egen resultat- och förlusträkning, integrerad i det dagliga beslutsfattandet. Med BI Book kan du dessutom borra ner ända till transaktionsnivå.

Det ger en djupare förståelse och en tydligare helhetsbild.

Budgetering och prognostisering ska inte vara årliga huvudvärksmoment. Genom att hålla processen levande året runt blir den lättare, smartare – och till slut – mindre skrämmande.

Låt oss göra planeringen enkel, effektiv och kanske till och med lite rolig. Tillsammans.