Praktiska användningsområden för Process Mining

Process mining stödjer kontinuerlig förbättring i hela organisationen och är en viktig del av modern affärsutveckling.

Istället för att fråga "Hur ska vår process fungera?" ställer process mining frågan "Hur gick processen egentligen till i varje enskilt fall?" Genom att göra systemhändelsedata synligt hjälper process mining organisationer att avslöja det verkliga flödet i verksamheten och ger en faktabaserad bild av vad som faktiskt sker bakom kulisserna.

Varför är process mining aktuellt just nu?

Under de senaste åren har process mining blivit ett av de mest kraftfulla verktygen för organisationsutveckling.

Digitalisering har lett till att enorma mängder data genereras från olika processer, men för att utnyttja denna data fullt ut krävs nya metoder. Process mining gör det möjligt för organisationer att analysera och förbättra sina verksamheter baserat på fakta snarare än antaganden eller teoretiska modeller. Detta gör att företag snabbt kan identifiera förbättringsmöjligheter och rikta sina insatser där de får störst effekt.

Process mining hjälper organisationer inom alla branscher att maximera värdet av sin data, förbättra effektiviteten och öka prestationerna. Det har blivit en nyckelkomponent i moderna företags verktygslåda, särskilt för de som strävar efter kontinuerlig förbättring och stärkt konkurrenskraft.

Process Mining i korthet: Vad är det?

Process mining utnyttjar transaktionsdata som genereras av en organisations informationssystem.

I praktiken innebär detta att man återskapar och visualiserar de verkliga vägar som processer tar – direkt från data – och skapar en slags ”digital tvilling” av processen. Detta ger företag ett helt nytt, faktabaserat perspektiv på processernas prestation.

Det hjälper till att identifiera var flaskhalsar, undantag eller förseningar uppstår och avslöjar de bakomliggande orsakerna till nuvarande utmaningar. Detta gör det möjligt att rikta utvecklingsresurser till de områden som har störst påverkan på verksamheten och tidsåtgången.

Med andra ord möjliggör process mining kontinuerlig processförbättring och en ny nivå av operativ effektivitet.

Vilken data behövs för process mining?

För att genomföra process mining framgångsrikt behöver du detaljerad och högkvalitativ data om hur dina processer faktiskt fungerar. Denna data kan hämtas från ERP-system, CRM-plattformar, ärendehanteringssystem – eller praktiskt taget vilket system som helst som registrerar processrelaterade händelser.

Datan måste vara tillräckligt exakt för att kunna lyfta fram nyckelsteg och undantag inom processen. Dessutom är kontextuell data avgörande: relationer mellan händelser och beroenden mellan olika delar av processen måste fångas för att möjliggöra en korrekt analys. Denna nivå av insikt gör det möjligt att verkligen fördjupa sig i processutvecklingen och identifiera förbättringsområden med stor effekt.

De fem nyckelfaserna i process mining

Process mining följer vanligtvis fem steg för att säkerställa effektiv och resultatdriven utveckling:

1. Dataintegration: Samla in processdata från alla relevanta system.
2. Processupptäckt: Automatgenererade visualiseringar visar hur processerna faktiskt förlöper i praktiken.
3. Rotorsaksanalys: Djupgående analys identifierar de bakomliggande orsakerna till processutmaningar och flaskhalsar.
   
4. Målstyrd automatisering: Baserat på analysen får du en prioriterad lista över automatiseringsmöjligheter, tillsammans med rätt ordning för att genomföra dem för maximal effekt.
5. Prestandaprognos: Med mätning och prognostisering av prestanda gör process mining det möjligt att hantera problem proaktivt, inte bara reaktivt.

Detta steg-för-steg-sätt hjälper organisationer att utveckla och automatisera sina verksamheter med tydlighet och precision.

Sanningen i finans: Hur ser leverantörsreskontran egentligen ut?

Ett av de tydligaste användningsområdena för process mining är inom ekonomistyrning, särskilt i leverantörsreskontra.

På papperet kan processen verka linjär: faktura mottagen, granskad, godkänd och betald. I praktiken är flödet av händelser långt ifrån okomplicerat. Det är just här process mining visar sin styrka.

Ett konkret exempel kommer från Cervi, ett företag specialiserat på ventilationslösningar. Cervi använder Greensteps tjänster omfattande för redovisning, lönehantering, koncernrapportering och BI-rapportering. I slutet av 2023 startade Cervi ett processanalysprojekt med fokus på leverantörsreskontra, med målet att identifiera manuella arbetsmoment och förbättringsmöjligheter baserat på data.

”I höstas märkte jag att vår leverantörsreskontra innehöll flera manuella processer som krävde mycket arbetstid. Vi startade processanalysprojektet med målet att öka effektiviteten och uppnå kostnadsbesparingar,” säger Sami Karppi, CFO på Cervi.

Analysen avslöjade exakt var förseningar uppstod, hur betalningsvillkor hanterades i verkligheten och i vilken omfattning automation användes – eller inte användes. Resultaten var ögonöppnande: datan visade leverantörs- och fakturaspecifika undantag som aldrig tidigare hade upptäckts. Utvecklingsarbetet satte igång snabbt, eftersom handlingsunderlaget låg direkt i systemdatan.

Karppi beskriver process mining som grunden för effektiv verksamhet: det hjälper organisationen att identifiera problemområden i vardagsarbetet och eliminera onödiga steg. Och resultaten stannade inte bara i rapporter – de ledde till verkliga, konkreta förbättringar.

Att gå bortom mätvärden inom kundservice

Inom kundservice berättar inte framgång enbart genom svarstid hela historien. Ofta är de viktigare frågorna:

• Hur många gånger behövde kunden ta kontakt?
• Hur många ärenden eskalerades till flera kundservicemedarbetare?
• Hur många överskred SLA trots att systemet inte flaggade det?

En vanlig upptäckt är att vissa kunder måste kontakta support flera gånger för samma problem. Det kan bero på att det första kontakttillfället inte nådde rätt expert, eller att problemet endast delvis blev löst. Med process mining kan du identifiera dessa upprepade kontakter och exakt lokalisera var kundresan bryts eller blir komplicerad.

En annan typisk upptäckt är det så kallade ”ping-pong”-effekten, där ett ärende skickas fram och tillbaka mellan flera agenter innan det löses. Denna förgreningsprocess förlänger lösningstiden, använder teamets resurser och försämrar kundupplevelsen – även när systemet rapporterar att ärendet löstes i tid.

Genom att kartlägga hela kedjan av kundinteraktioner ger process mining kundserviceteam ett helt nytt förståelseperspektiv. Tillsammans med mätvärden får du insikt i hur och varför saker händer, så att du kan identifiera friktion och aktivt eliminera den.

Att avslöja dolda flaskhalsar i logistik och leveranskedjor

Inom logistik kan även små förseningar snabbt bli kostsamma. Processerna är tätt sammanlänkade, och ett störningsmoment i ett område kan påverka hela leveranskedjan.

Process mining hjälper till att avslöja:

• Flaskhalsar
• Felaktig hantering
• Stagnerade faser

Allt baserat enbart på systemhändelsedata.

Ett typiskt exempel är brådskande leveranser. Även när en leverans markeras som brådskande i systemet kanske den inte prioriteras i lager- eller produktionsflödet, om flaggan inte ingår i det operativa perspektivet. Resultatet kan bli att en kritisk order hanteras i normal takt och först uppmärksammas när kunden blir missnöjd.

Ett annat vanligt problem är föråldrad produktinformation. Om en orderprocess bygger på felaktig data (t.ex. lagernivåer eller leveransalternativ) kan det skapa mismatch i lagercykler, vilket leder till omarbete och produktionsförseningar som går obemärkt förbi om processen inte analyseras med hjälp av data.

Här visar process mining sin styrka inom logistik: den synliggör dolda undantag och fördröjningar som annars tyst adderas. Genom systematisk analys får du ett stabilt underlag för att justera styrlogik, automatisera varningar eller omfördela resurser. Resultatet blir en smidigare leveranskedja, bättre efterlevnad och ofta en nöjdare kund.

Att använda process mining för att förbättra IT- och ERP-system

Process mining spelar också en viktig roll i utvecklingen av IT- och ERP-system.

Med hjälp av process mining kan organisationer kontinuerligt övervaka prestanda och snabbt identifiera förbättringsområden. Process mining stödjer intelligent automation, datastyrning och förändringshantering, baserat på verklig processdata.

Det hjälper även vid systemimplementeringar och migreringar genom att säkerställa att processerna fungerar som planerat under övergångar. Detta bidrar till att minska underhålls-, utvecklings- och supportkostnader, samtidigt som processerna förblir effektiva och uppdaterade.

I slutändan gör process mining ERP- och IT-utvecklingen mer datadriven, effektiv och resultatrik.

Var annars kan process mining användas

Process mining kan tillämpas på praktiskt taget alla datadrivna processer.

Den ger djupare insikter i hur interna processer verkligen fungerar, vilket möjliggör bättre förståelse och smartare utveckling.

Exempelvis:

• Rekrytering: Hjälper till att mäta tid till anställning och identifiera var kandidater faller bort.
• IT-servicestyrning: Avslöjar varför vissa supportärenden genererar upprepade ärenden eller förblir olösta.
• Försäljning: Kan visa varför erbjudanden fastnar, särskilt när flera system, CRM och individuella säljrutiner är inblandade.

Över alla funktioner stödjer process mining prestationsförbättringar genom att erbjuda exakt data om flaskhalsar och möjligheter till smartare arbetsflöden.

Greenstep som din partner inom process mining

På Greenstep erbjuder vi inte bara teknik. Vi hjälper dig att tolka vad datan visar, varför den ser ut som den gör och vilka åtgärder som bör vidtas.

Du får experthjälp i varje steg av resan. Vårt team består av processanalys-experter, dataanalytiker samt ekonomi- och affärsinriktade utvecklare som talar ditt språk.

Vi har stött projekt som har omformat hela leverantörsreskontrafunktioner, optimerat kundserviceflöden och standardiserat interna koncernprocesser. Process mining blir ett kraftfullt styrverktyg som möjliggör smartare beslut och strategisk utveckling.

Vårt mål är inte bara insyn. Det är mätbar, bestående förändring i tidsbesparingar, kostnadsreducering och förbättrad kundnöjdhet.

Vill du se hur dina processer verkligen fungerar?

Process mining ersätter inte människor. Den ger dig de fakta du behöver för att fatta modiga och välgrundade beslut. Om du vill se hur dina processer faktiskt ser ut i praktiken, kontakta oss. Låt oss tillsammans ta reda på var vi ska börja.