EDI-faktura – vad är det och vilka är fördelarna?

Vad är en EDI-faktura?

En EDI-faktura skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt.

EDI står för Electronic Data Interchange, vilket innebär att fakturan innehåller strukturerad information som skickas till mottagaren i ett överenskommet format. Detta möjliggör automatiserad registrering och bearbetning av fakturan. Till skillnad från en vanlig PDF-faktura innehåller EDI-fakturan strukturerad data och kan därför bearbetas elektroniskt, istället för att läsas som en pappersfaktura.

Fördelar med EDI-faktura

Att använda EDI-fakturor i stället för traditionella PDF- eller pappersfakturor erbjuder flera fördelar:

Fördelar med att skicka EDI-fakturor:

• Du minskar risken för fel och får bättre kontroll över faktureringen. Genom att använda EDI minimeras risken för felaktiga fakturor och ger en bättre översikt över fakturorna.
• Fakturan kommer fram snabbare till mottagaren. EDI-fakturor når mottagaren snabbare, vilket ofta leder till snabbare attestering och betalning.
• Miljövänlig och bekväm. Du slipper onödig utskrift och posthantering av fakturor, samtidigt som miljöpåverkan minskar.
• Obligatoriskt vid fakturering av offentlig sektor. Sedan 2019 är det obligatoriskt att använda elektroniska fakturor vid fakturering av offentlig sektor.

Fördelar med att ta emot EDI-fakturor:

• Automatisk datainläsning. All fakturainformation läses in automatiskt, vilket minskar behovet av manuell inmatning av data.
• Digital fakturahantering. Fakturor hanteras och arkiveras digitalt, vilket minskar behovet av pappershantering.
• Automatisk kontering. Fakturorna kan enkelt konteras automatiskt.

Så kommer du i gång

För att komma i gång med EDI-fakturering behöver du:

• Ett faktureringsprogram för EDI-fakturor. Du behöver en mjukvara som kan skapa EDI-fakturor.
• En mellanhand för fakturautbyte. Många redovisningssystem erbjuder tilläggsprogram för att hantera EDI-fakturor.
• Informera dina kunder. Det är viktigt att meddela dina kunder att du övergår till EDI-fakturor och säkerställa att de har kapacitet att ta emot dem.
  

Standardiserade format för EDI-fakturor

När du börjar med EDI-fakturering behöver du välja något av de standardiserade format som finns tillgängliga. I Sverige är Peppol och Svefaktura de vanligaste formaten.

• Peppol: Peppol är en europeisk infrastruktur för e-fakturering. Den senaste versionen, Peppol BIS Billing 3.0, är förenlig med EU-direktivet om e-fakturering.
• Svefaktura (SFTI): Svefaktura (SFTI) är den svenska standarden för elektronisk fakturering som utvecklats av SFTI (Standard för elektronisk fakturering i Sverige). Svefaktura bygger på internationella standarder. Det kan vara bra känna till att Svefaktura inte längre rekommenderas för offentliga köpare och deras leverantörer eftersom den inte motsvarar den nya EU-standarden.
  
  Om du arbetar inom ett B2B-företag som redan använder Svefaktura kan du fortsätta med det som tidigare. Om du däremot ska implementera en ny EDI-lösning kan det vara klokt att överväga att använda Peppol, särskilt om du har affärsrelationer med europeiska partner.