Vad är KPI:er och varför är de viktiga för företag?

Vad betyder KPI?

KPI står för Key Performance Indicator, eller nyckeltal på svenska. KPI:er är mätvärden som kvantifierar olika aspekter av företagets verksamhet och prestation.

Nyckeltal kan vara både finansiella och icke-finansiella och varierar beroende på bransch och affärsmål. För ett konsultbolag är till exempel beläggningsgrad ett av de viktigaste nyckeltalen, medan vakansgrad och direktavkastning är viktiga nyckeltal för ett fastighetsbolag.

Olika nyckeltal kan också vara mer eller mindre relevanta beroende på om företaget är nystartat eller etablerat. För ett nystartat företag är det till exempel ofta viktigt att följa kassaflödet för att i tid kunna identifiera investeringsmöjligheter eller behov av extra finansiering.

Med relevanta KPI:er på plats kan du bland annat:

• Följa hur företaget utvecklas över tid och hur effektivt ni uppfyller era affärsmål
• Jämföra er mot konkurrenter, så kallad benchmarking.
• Få en översikt över företagets ekonomiska utveckling

Eftersom nyckeltal ger en bild över företagets finansiella styrka kan de också vara intressanta för potentiella investerare.

Varför är KPI:er viktiga?

KPI:er ger en objektiv nulägesbild av hur ditt företag presterar i förhållande till långsiktiga mål. Genom att regelbundet analysera nyckeltal kan du fatta datadrivna beslut som förbättrar företagets effektivitet, lönsamhet och tillväxt.

Nyckeltal hjälper till att:

• Mäta framsteg mot strategiska mål
• Identifiera områden som behöver förbättras
• Öka medarbetarnas engagemang och fokus
• Förbättra beslutsfattande och resursallokering

Exempel på nyckeltal

Några exempel på vanliga nyckeltal:

Så väljer du rätt KPI:er

Vilka nyckeltal som är rätt för ditt företag beror bland annat på företagets mål, bransch och funktion. Identifiera de värden som är mest relevanta för er verksamhet och anpassa dem sedan över tid.

Tänk också på att inte ha för många KPI:er – det riskerar att skapa otydlighet kring vad som är viktigt och gör det svårare för organisationen att fokusera på rätt saker.

För att KPI:er ska vara effektiva behöver de vara:

• Relevanta: De ska spegla företagets strategiska mål.
• Specifika: De ska vara klart definierade och enkla att förstå.
• Mätbara: De ska kunna mätas på ett tillförlitligt och konsekvent sätt.
• Uppnåbara: De ska vara realistiska och uppnåeliga.
• Tidsbestämda: De ska ha tydliga deadlines och ramar för uppföljning.

Datainsamling, rapportering och analys av KPI:er

För att arbeta med KPI:er krävs en väldefinierad process för att samla in och analysera data:

1. Identifiera datakällor: Datakällor kan vara interna källor som till exempel affärssystem och försäljningsrapporter eller externa källor som marknadsdata och branschbenchmarking.
   
   
2. Datainsamling: Sätt upp rutiner för att samla in data regelbundet. Med hjälp av ett BI-verktyg kan ni automatiskt samla in data från olika källor som sedan kan kombineras vid uppföljning och analys, något som minimerar fel och sparar mycket manuellt arbete.
   
   
3. Kvalitetssäkra data: Innan analysen påbörjas är det viktigt att kvalitetssäkra er data – det kan till exempel handla om att hantera dubbletter och felaktiga poster.
   
   
4. Dataanalys: Identifiera lämpliga analysmetoder för att beräkna era nyckeltal. En analysmetod kan vara en enkel matematisk beräkning, avancerade statistiska modeller eller datavisualisering.
   
   
5. Sätt tidsserier: För att få en komplett bild av hur era KPI:er utvecklas över tid är det viktigt att analysera dem som tidsserier. Detta gör det möjligt att upptäcka trender och mönster som kan påverka era beslut.
   
   
6. Benchmarking: Jämför era KPI:er med branschstandarder eller konkurrenters resultat. Det ger perspektiv på hur väl ni presterar i förhållande till andra i er bransch.
   
   
7. Rapportering och presentation: Kommunicera kontinuerligt resultaten till ledningen och andra relevanta intressenter. Frekvensen för ledningsrapportering kan variera, men sker ofta månatligen eller vid varje ledningsgruppsmöte.
   
   Många företag väljer att använda ett BI-rapporteringssystem för att underlätta framtagandet av visuella och tydliga rapporter. Med ett BI-rapporteringssystem slipper ni också att manuellt uppdatera era rapporter om och om igen – istället uppdateras era rapporter automatiskt med aktuell data.
   
   Ett BI-rapporteringssystem möjliggör också för användare att själva kunna välja dimensioner och mätetal för att ta fram skräddarsydda rapporter som är relevanta för olika roller i organisationen. När fler personer i företaget kan sätta sig in i era nyckeltal och ekonomiska data skapas bättre förutsättningar för beslutsfattande. Det skapar också ökat engagemang och delaktighet. Tänk också på att kommunicera nyckeltalen till övriga medarbetare, så att alla förstår hur deras arbete bidrar till de övergripande målen.
   
   Läs mer om fördelarna med Power BI.
   
   
8. Kontinuerlig uppföljning: KPI:er är inte statiska. De måste kontinuerligt övervakas och uppdateras för att återspegla förändringar i verksamheten och branschen. Se till att ni regelbundet granskar och anpassar era KPI:er.
   

Greensteps experter hjälper dig

På Greenstep erbjuder vi bland annat stöd vid till exempel utveckling av ledningsrapportering och med att fastställa relevanta nyckeltal. Vi kan också hjälpa ditt företag med att komma igång med Power BI, eller med regelbunden rapportsammanställning.

Greenstep erbjuder även en egen BI-lösning: BI Book – ett färdigt paket där ni får direkt tillgång till Power BI:s fördelar och ett professionellt analytikerteam som hjälper er att koppla skräddarsydda system. Kontakta oss för mer information!