6 steg för att förbereda ekonomiavdelningen för AI och automation

1. Få full kontroll på dina finansiella processer

Innan någon ny teknik introduceras – oavsett hur lovande – krävs en djup förståelse för hur dina nuvarande processer fungerar i praktiken. Som CFO behöver du:

• Kartlägga och dokumentera samtliga finansiella flöden – från fakturahantering till rapportering – och identifiera flaskhalsar och manuella moment.
• Identifiera uppgifter som är repetitiva, resurskrävande eller benägna att skapa fel, och därmed är lämpliga för automation.
• Säkerställa att den finansiella datan är komplett, strukturerad och tillgänglig – eftersom datakvalitet är grundbulten i AI-modeller.

En noggrann processkartläggning är en förutsättning för att kunna räkna hem ROI i nästa steg. Det gör det möjligt att kvantifiera både potentiella besparingar och investeringsbehov.

2. Sätt konkreta mål och KPI:er – annars är ROI omöjlig att mäta

Att implementera AI “för att ligga i framkant” låter bra – men som CFO vet du att varje investering måste mätas. Därför behöver du:

• Definiera specifika mål: Vill ni minska rapporteringstiden, sänka kostnaden per transaktion eller förbättra likviditetsprognoser?

• Knyta dessa mål till nyckeltal: Vad är baseline idag, och vad vill ni uppnå inom 6, 12 och 24 månader?

• Säkerställa att målen är kopplade till affärsnytta, inte bara teknisk innovation.

Exempel: Om AI ska automatisera avstämningar, definiera “antal manuella timmar sparade per månad” som KPI – och koppla det till lönekostnad.

3. Investera i förändringsledning – inte bara teknik

Implementering av AI innebär förändrade arbetsuppgifter, kompetenskrav och ibland roller. Att få med sig ekonomiavdelningen är avgörande:

• Skapa tydlighet kring hur AI påverkar arbetet – konkretisera vad som försvinner, tillkommer och effektiviseras.
  
• Erbjud uppkvalificering där det behövs – t.ex. utbildning i datatolkning, BI-verktyg eller nya processflöden.
  
• Involvera avdelningen tidigt i processen – förändringsresor vinner på ägarskap, inte på överraskningar.
  
  Kom ihåg: Det är inte AI som är lösningen – det är medarbetarna med AI som skapar resultat.

4. Säkerställ teknisk och systemmässig kompatibilitet

Att ha koll på era befintliga systemförutsättningar är en förutsättning för att lyckas med AI och automation. Även de bästa AI-verktygen kräver en teknisk miljö där data enkelt kan flöda och system kan prata med varandra. Därför behöver du:

• Inventera systemlandskapet: Vilka ekonomisystem, BI-verktyg och databaser används idag? Finns API:er eller integrationsmöjligheter

• Identifiera teknikskulder: Är systemen uppdaterade, molnbaserade och skalbara – eller bromsar äldre plattformar utvecklingen?

• Säkerställa datainfrastruktur: Är data tillgänglig i realtid, lagrad på ett säkert sätt och möjlig att strukturera för AI-modeller?

5. Börja smått – bygg case som kan skalas

Att gå all-in på automation utan bevisad effekt är en risk – både ekonomiskt och operationellt. En pilotstrategi är därför en lågtröskelinvestering med hög inlärning:

• Börja med ett välavgränsat projekt med tydlig payoff – t.ex. automatiserad bokföring eller smart fakturatolkning.
  
• Mät utfallet – i både tid, kostnad och kvalitet – och dokumentera lärdomar.
  
• Använd framgångsrika pilotcase som beslutsunderlag för nästa steg.
  
  Strategisk vinning: Genom att arbeta iterativt kan du fördela investeringarna över tid och anpassa dig utifrån faktiska resultat, inte antaganden.

6. Skapa en långsiktig modell för uppföljning och förbättring

AI är inte ett engångsprojekt – det är en kontinuerlig investering. Som CFO ansvarar du för att säkerställa:

• Regelbunden uppföljning av automations- och AI-initiativ – både utifrån kostnadsbesparingar och kvalitetsutfall.
• Att systemen uppdateras och justeras i takt med verksamhetsförändringar och nya regelverk.
• Att organisationen har en strukturerad modell för teknologisk innovation – inklusive governance, riskhantering och efterlevnad
  

Exempel: Etablera en AI-dashboard i ert BI-system som följer upp KPI:er som kostnad per transaktion, automatiseringsgrad, felmarginal och ROI per initiativ.

Avslutning: AI är en ekonomisk möjliggörare – men bara med rätt strategi

Som CFO har du en nyckelroll i att säkerställa att investeringar i AI och automation är affärsdrivna, mätbara och långsiktigt hållbara. Med en tydlig strategi, rätt teknik och ett engagerat team, är det möjligt att skapa en mer datadriven, snabbfotad och framtidssäker ekonomiavdelning.

Behöver ni ett bollplank kring er AI-resa? Hör gärna av er - vi delar gärna med oss av erfarenheter från andra CFO:er som tagit klivet!