Människan i centrum som en affärsdrivande faktor - det är kärnan i HR-analys!

Eftersom människor är så viktiga för en organisation måste de tas om hand, annars finns risken att organisationen börjar förlora sina bästa talanger till andra platser.

Vissa kanske undrar vilken skillnad det gör om personalomsättningen är, säg, 2% - har det verkligen någon inverkan på verksamheten? Vad händer om personalomsättningen minskar med 5% - hur påverkas det? Kan det påverka kundnöjdheten eller öka arbets­effektiviteten?

Man kan gissa effekterna av HR-relaterade åtgärder och beslut, men bättre resultat uppnås genom att använda den enorma mängden data i olika former som finns inom varje organisation som ett verktyg för kunskapshantering.

Personalanalys i ett nötskal

I praktiken innebär HR-analys, som namnet antyder, att analysera data relaterade till människor. För att underlätta dataanalysen kan organisationer använda olika analysverktyg för att generera rapporter och diagram baserade på data, frågeställningar och beräkningsregler.

För att HR-analysen ska vara tvärdisciplinär och omfatta hela organisationen måste data samlas in från olika system och filer. Till exempel kan grundläggande analyser göras med enbart lönedata, men när dessa data kompletteras med annan information visar analyserna sitt verkliga värde.

Personalanalys ger HR-personal verktygen för att identifiera trender i personalstyrkan och fatta välgrundade beslut i frågor som rekrytering, retention och andra affärsmål. HR-analys är dock inte bara till nytta för HR-avdelningen - det kan också användas av affärs-, finans- och verksamhetsledningen för att fatta mer välgrundade beslut och prognoser som direkt påverkar företagets resultat. Detta är något som även bolagsstyrelser, riskkapitalister och andra viktiga intressenter finner intressant.

Allt detta låter bra och ännu bättre på papperet, men vilka praktiska användningsområden kan HR-analysen faktiskt tillämpas för att lösa?

Personalanalys i rekrytering

Alla organisationer strävar efter att rekrytera de bästa talangerna på marknaden och behålla dem när de väl har anställt dem.

Rekrytering kan dock vara en utmaning av flera skäl. Den tillgängliga kandidatpoolen kan vara begränsad och rekryteringsprocesser kan bli både kostsamma och tidskrävande. Genom arbetskraftsanalyser kan företag optimera sina rekryteringsprocesser och identifiera de rekryteringsmetoder och kanaler som bäst passar deras behov. På så sätt kan rekryteringsresurser användas på bästa möjliga sätt utan att tid och pengar slösas bort.

Hur kan HR-analys hjälpa till i rekryteringsprocessen?

I dagens tid med hybridarbete tävlar företag mot i stort sett alla andra företag för att attrahera den bästa arbetskraften. Platsen har inte längre samma betydelse som tidigare. Antalet rekryteringskanaler har också ökat, och olika typer av talanger finns inte längre nödvändigtvis på samma kanal.

Genom att använda HR-analys kan ett företag få en heltäckande översikt över sina rekryteringskanaler och de resultat som uppnås genom dem. Genom en tydlig instrumentpanel kan man till exempel se antalet ansökningar per rekryteringskanal och fördelningen av ansökningar per funktion eller avdelning. Ansökningsdata kan kombineras med annan information, som marknadsföringsdata, för att beräkna exempelvis antalet sökande som genererats från olika kanaler i förhållande till den budget som har använts.

Som ett exempel kan kanaloptimering baseras på information om vilka kanaler som har genererat flest anställda kandidater, och det behöver inte alltid vara den kanal som har genererat flest antal kandidater. Dessutom kan olika kanaler och rekryteringsmetoder fungera bättre i vissa geografiska områden än andra.

Genom att granska sina egna rekryteringsprocesser och den data de genererar kan en organisation identifiera flaskhalsar i processen och betydligt minska den tid som spenderas på rekrytering. Data kan användas för att analysera olika steg i processen, såsom tidsåtgången för varje steg, förhållandet mellan antalet intervjuer och antalet jobberbjudanden, eller till och med varför kandidater avbryter processen. Genom att ha en övergripande bild av processen kan man optimera den för att bli mer effektiv.

Medarbetaranalys kan hjälpa en organisation att bättre förutse sina rekryteringsbehov, till exempel för säsongsbetonade arbeten. Genom att kontinuerligt samla in historisk data kan man fatta bättre rekryteringsbeslut i framtiden. Arbetskraftsanalyser möjliggör också förbättrad A/B-testning av rekryteringsprocesser. Det ger företag möjlighet att testa vilka rekryteringstexter och kanaler som fungerar bäst tillsammans för olika positioner, vilket gör att de kan fokusera sina ansträngningar på de mest framgångsrika kombinationerna i framtiden.

Använd personalanalys för att minska personalomsättningen

När en medarbetare lämnar ett företag för nya utmaningar kan konsekvenserna av förändringen bli kostsamma, både ekonomiskt och kulturellt. Topptalanger tar ofta med sig värdefull erfarenhet, kompetens och effektivitet. Självklart strävar företag efter att behålla sina bästa medarbetare, men det finns tillfällen då de inte lyckas.

Ibland kan en persons avgång komma som en överraskning för ett företag. Men det behöver inte vara så: genom att analysera data och uppmärksamma svaga signaler kan företag behålla sina topptalanger och minska personalomsättningen.

Vad kan HR-analys göra för att minska personalomsättningen?

Ett företag kan identifiera medarbetare som överväger att lämna genom att analysera data som rör arbetsnöjdhet, prestation och arbetade timmar. Detta kan bidra till att förbättra situationen för missnöjda medarbetare innan det är för sent.

Numeriska data i sig tillför inte alltid mycket värde till en organisation - ibland kan ett ensidigt fokus på siffror faktiskt ha en motsatt effekt och orsaka skada. Till exempel kan en närmare analys av personalomsättningsdata avslöja att av de 5% av den årliga personalomsättningen är 50% koncentrerad till ett specifikt team. Denna insikt ger möjlighet att undersöka teamstrukturen, arbetsroller eller ledningsmetoder som, om de förbättras, kan leda till en betydande minskning av omsättningen.

Om personalomsättningen är hög bland medarbetare som har varit anställda länge i teamet kan analyser användas för att identifiera de underliggande orsakerna till omsättningen inom denna grupp. Man kan undersöka deras karriärförlopp före avhoppet och om det finns faktorer som bidrar till att de slutar, såsom brist på utvecklingsmöjligheter eller liknande skäl.

För nyanställda kan data även hjälpa organisationen att förbättra sin introduktionsprocess, till exempel genom att undersöka anledningarna till att anställda lämnar under sin provanställningsperiod. Detta möjliggör också finjustering av rekryteringsprocessen, intervjuer och löften.

Vid analys av personalomsättning, liksom andra typer av HR-analyser, är det viktigt att ta hänsyn till organisationens specifika karaktärsdrag och den bransch den verkar inom. På så sätt kan man förstå vilka faktorer som kan påverka omsättningen och testa hypoteser baserat på data som samlats in från olika källor.

Öka personalens produktivitet genom HR-analys

I de flesta fall har medarbetarnas produktivitet en direkt inverkan på företagets lönsamhet. Att upprätthålla en hög produktivitet kan dock vara en utmaning då det ibland finns ineffektiva processer, otillräckliga resurser eller oengagerade medarbetare som döljer sig under ytan av goda avsikter.

Medarbetaranalys kan bidra till att lösa dessa utmaningar. Genom att studera medarbetarnas beteende (t.ex. genom olika system för tidrapportering och servicehantering) samt deras prestationer (t.ex. genom veckovisa pulsmätningar) kan ett företag använda datainsikter för att identifiera flaskhalsar och andra områden som kan förbättras.

Hur kan HR-analys hjälpa företag att förbättra personalens produktivitet?

Särskilt inom specialistarbete kan analyser av arbetstidsdata visa var exakt arbetstiden faktiskt spenderas. Genom att granska olika typer av arbete och tidrapportering kan man se hur mycket arbete som utförs, såsom faktureringsarbete jämfört med interna uppgifter eller tid som ägnas åt brainstorming och planering. Genom att fördjupa sig i denna information kan företag även få insikter om situationen för olika team eller avdelningar separat. Detta gör att bästa praxis från olika team kan delas och appliceras utanför det specifika teamet.

Om en medarbetare exempelvis visar bristande engagemang och funderar på att sluta kan arbetsbelastningen lätt minska. Genom att använda olika data kan företaget identifiera tecken på bristande engagemang och vidta åtgärder för att hantera situationen.

En medarbetares produktivitetskurva tenderar vanligtvis att stiga när de har bekantat sig med företagets policyer, verktyg, kultur och sina egna arbetsuppgifter samt när de har tydliga mål för sitt arbete. Om ett företag upplever svårigheter för nyanställda att nå sina mål och upprätthålla en hög produktivitet kan HR-analys användas för att identifiera potentiella förbättringsområden, till exempel introduktionsprogrammet.

Företaget kan också övervaka personalens prestationer genom att samla in data från olika källor och ge dem relevant feedback och ytterligare utbildning för att förbättra produktiviteten och arbetsnöjdheten. Skräddarsydda utbildningsprogram kan utvecklas för de anställda, med fokus på de områden som utgör de största utmaningarna.

Produktivitet är en fråga som kan variera kraftigt mellan olika organisationer. Det är därför omöjligt att skapa en universallösning som fungerar för alla. Att bara rapportera arbetstid kan ge viss insikt om tidsanvändningen, men i detta fall är det faktiska analytiska bidraget begränsat, om ens märkbart.

Personalanalys för att minska sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro kan ha en stor inverkan på ett företags verksamhet, både på kort och lång sikt. Personalanalys kan hjälpa företag att förutse och minska långsiktig sjukfrånvaro som beror på t.ex. arbetsrelaterad utmattning.

Genom att analysera historiska data om sjukfrånvaro och identifiera riskgrupper kan företag vidta proaktiva och riktade åtgärder för att minska frånvaron och minimera hälso- och säkerhetsrisker.

Hur kan personalanalyser bidra till att minska sjukfrånvaron?

Sjukfrånvaro kan ha en betydande inverkan på ett företags produktivitet och lönsamhet. När anställda är frånvarande kan överenskomna deadlines för arbete förlängas, projekt kan avbrytas och arbetsbelastningen för andra anställda kan bli orimlig.

Genom att analysera historisk data om sjukfrånvaro hos sina anställda kan ett företag förutsäga trender och tendenser i frånvaron. Dessa prognoser kan användas för att planera för sjukfrånvaro, till exempel genom att schemalägga långsiktiga projekt.

Sjukfrånvaro kan också påverka medarbetarnas välbefinnande, eftersom det kan vara ett tecken på underliggande hälsoproblem eller arbetsrelaterad stress. Medarbetaranalys kan hjälpa företag att identifiera de bakomliggande orsakerna till sjukfrånvaro, såsom arbetsrelaterad stress, och hitta sätt att ingripa i tid. Om en medarbetares prestation börjar sjunka eller om avvikelser uppstår i tidrapporterna kan dessa "tysta signaler" identifieras och åtgärdas.

Arbetskraftsanalys utvecklas kontinuerligt, och företag kan nu även dra nytta av AI för att få djupare insikter om medarbetarnas beteende och välbefinnande. AI kan hjälpa företag att identifiera trender och prognoser från stora datamängder, och i takt med att AI fortsätter att utvecklas kommer dess potential att positivt påverka medarbetarnas välbefinnande bara att öka.

Personalanalys för att hjälpa till med prognoser och kostnadsoptimering

Att göra korrekta prognoser för arbetskraftsbehovet och hantera och optimera de därmed förknippade kostnaderna kan vara en stor utmaning, särskilt för organisationer inom vissa sektorer. Felaktiga prognoser kan resultera i antingen för många anställda, vilket leder till ökade arbetskraftskostnader, eller brist på anställda, vilket minskar produktiviteten och i slutändan påverkar företagets resultat negativt.

Arbetskraftskostnader utgör en betydande del av ett företags totala kostnader, så att optimera dem är av stor betydelse för företagets lönsamhet.

Hur kan ni använda HR-data för prognoser och kostnadsoptimering?

En viktig del i att prognostisera personalbehovet är att analysera olika historiska data och framtida trender. Tidigare rekryteringar, omsättning och till och med försäljningsdata och prognoser kan användas för att skapa en bild av framtida rekryteringsbehov.

Att behålla den talang som redan finns internt är billigare för företaget än att rekrytera nya talanger. Det är därför värt att behålla befintliga medarbetare. Med hjälp av personalanalys kan ett företag förutse, förutsäga och hantera potentiella faktorer som kan påverka medarbetarnas avgång. Genom att spåra och sammanställa data från medarbetarundersökningar, lönetrender, karriärvägar och prestationer, och jämföra dem med historiska data, kan ett företag identifiera sina anställda med hög risk att lämna företaget och påverka deras kvarhållande på olika sätt.

Företaget kan göra förutsägelser om framtida betalningar baserat på lönehistorik. Det kan förutsäga hur mycket pengar som kommer att lämna kassan för olika lönerelaterade poster och på vilken dag. Genom att berika dessa data kan ett företag utveckla prognoser så att det genom att rekrytera två personer till position X och tre personer till position Y exakt kan beräkna de kostnader som är förknippade med dessa rekryteringar.

Personalanalys ger företag värdefull information om deras personalbehov, så att de kan optimera arbetskraftskostnaderna, minska personalomsättningen och förbättra produktiviteten.

Värdet av medarbetaranalyser mäts i hela organisationens framgång

HR-analys är inte bara ett verktyg för HR-specialister. Istället bör det vara en del av hela organisationens agenda, likt finansiella siffror. Varje medarbetare har en övergripande påverkan genom sina handlingar. I praktiken köper organisationen människors tid, som sedan bör allokeras på bästa möjliga sätt till rätt saker.

Det är här HR-analys kommer in i bilden.

Det är viktigt att komma ihåg att användningen av HR-analys skiljer sig från finansiell analys och dess universella lagar. Det kan variera betydligt mellan olika organisationer. För att kunna använda analysverktyg för att hitta rätt svar måste man först identifiera de relevanta frågorna som är specifika för verksamheten. Sedan kan man börja utforska hur data kan ge lösningar och vilken typ av data som behövs för att generera nya insikter.

Det är då det verkliga analysarbetet tar sin början.

Hur skulle ditt företag kunna använda HR-analys? Om du behöver en sparringpartner eller en konkret implementering av analystjänster kan du boka ett möte med oss - vi hjälper dig.