Ökad effektivitet och lönsamhet med en smidig Quote-to-Cash-process

En välplanerad och -integrerad Quote-to-Cash-process effektiviserar säljteamets arbete, samtidigt som den hjälper ekonomi- och leveransfunktionen genom att skapa välstrukturerad orderdata som enkelt kan användas för att göra processen mer automatiserad. Att optimera och automatisera Quote-to-Cash-processen med Salesforce ger en utmärkt möjlighet att minska manuellt arbete mellan försäljnings- och ekonomifunktionen, samtidigt som användarnöjdheten avsevärt förbättras.

För att kunna optimera affärsprocesserna i hela organisationen och utnyttja alla valda affärssystem på bästa sätt måste systemarkitekturen från början utformas med ett superintegrerat perspektiv i fokus. Med andra ord måste systemen och integrationerna mellan dem ses som en helhet, även när man förbättrar ett specifikt område eller en specifik process. I bästa fall blir resultatet av detta en mycket välfungerande helhet, där olika affärsfunktioner kan hanteras med de bästa verktygen för de specifika funktionerna, men där helheten ändå förblir mycket skalbar och hanterbar. Ett bra exempel på ett sådant scenario är quote-to-cash-processen.

En quote-to-cash-process består av flera system

Först och främst är det viktigt att säljteamet har tillgång till enkla och intuitiva verktyg för att kunna hantera sin säljpipeline och lägga in försäljningsorder utan krångel. Den här typen av lösningar säkerställer att säljarna kan ägna sin tid åt det de gör bäst: att sälja. Att implementera ett verktyg för hantering av säljpipelinen och CPQ (configure-price-quote) i Salesforce är nyckeln i den här situationen. Om detta implementeras på rätt sätt leder det också till stora fördelar senare i processen; order som automatiskt valideras, överensstämmer med försäljningspolicyn och har genomgått ett eventuellt godkännande redan i offertstadiet är en utmärkt utgångspunkt för ytterligare automatisering i orderfakturerings- och leveransprocessen. Med en effektiv CPQ-lösning kan man uppnå en situation där det inte behövs ett stort orderhanteringsteam för att manuellt hantera standardorder, utan dessa kan automatiseras. Då frigörs också tid för att bättre kunna hantera svåra och exceptionella order.

En försäljningsorder leder sedan till ytterligare processer för fakturering, inkassering, betalningsavstämning och intäktsredovisning, bland annat. Det är ofta klokt att hantera dessa processer utanför Salesforce, i ett system som är utformat för ekonomihantering. Detta gäller särskilt om det finns andra försäljningsmetoder och kanaler utöver direktförsäljning. Man kan t.ex. sälja som självbetjäning direkt till kunden via en webbshop, eller så kan det finnas ett nätverk av återförsäljare. Det är att föredra att all denna försäljning faktureras och redovisas i ett centraliserat ERP- eller redovisningssystem, till exempel NetSuite. Detta säkerställer att ekonomifunktionen kan tillgodose behoven hos både interna och externa intressenter, samtidigt som den uppfyller juridiska och compliance-krav, till exempel IFRS.

Vad innebär då allt detta i praktiken? Det innebär att quote-to-cash-processen nästan alltid består av flera system, av vilka Salesforce och NetSuite har använts som exempel i den här artikeln. Ofta är den tredje viktiga länken de leveranssystem som den del av organisationen som levererar varorna eller tjänsterna använder för att hantera vad den gör. För att få ut mesta möjliga av helheten måste processerna och systemen vara helt integrerade - annars får man enheter som inte är sammankopplade, och det kan sluta med manuella, osäkra, svårkontrollerade och i hög grad personalbaserade arrangemang för att fylla i luckorna.

Ledning, planering och genomförande av den här typen av projekt är kärnkompetensen i Greensteps techtjänster. Med decennier av erfarenhet av affärsprocesser i olika organisationer och system, samt en förstklassig förmåga att modellera och implementera dem med ledande system som Salesforce och NetSuite, är vi mycket stolta över vårt erbjudande. Om du är intresserad av att diskutera hur du kan minska säljteamets administrativa arbete och samtidigt avsevärt förbättra effektiviteten i orderhanteringen och leveransprocessen, hör av dig!