Slipp manuella rutinuppgifter - dessa fyra löneprocesser bör du automatisera

Automatisering kan avsevärt förbättra effektiviteten och kvaliteten på löneutbetalningarna inom ett bolag. Det finns många sätt att automatisera löneprocesserna, t.ex. genom integrationer, RPA (Robotic Process Automation), löneautomation och genom att använda artificiell intelligens.

Här är fyra viktiga processer inom lönehantering som är värda att automatisera:

1. Personuppgiftshantering, anställningsavtal och andra blanketter

Med hundratals anställda inom samma organisation kan uppdateringen av personuppgifter vara en tidskrävande och ytterst manuell process. En effektiv lösning på detta problem är att använda en självbetjäningsportal som ger medarbetarna möjlighet att uppdatera sina egna kontaktuppgifter, bankuppgifter och annan personlig information. Genom integrationer uppdateras denna information även automatiskt i andra system inom organisationen.

Digitala formulär förenklar också arbetsgivarens vardag och elektroniska signaturer underlättar undertecknandet av avtal. Dessutom kan semesteransökningar och anställningsavtal sparas direkt i HR-systemet/lönesystemet, så att uppgifterna uppdateras automatiskt. Det innebär även att anställningsavtalet och dess uppgifter är lättillgängliga för arbetsgivaren.

Olika automatiska påminnelser kan också användas för att göra livet enklare för både team leads och HR. Till exempel när det närmar sig viktiga årsdagar, sista giltighetsdatum för certifikat eller slutet på ett visstidsavtal kan kontraktsinnehavarna få ett automatiskt meddelande om händelsen via systemet eller till sin e-post.

Dessutom kan olika välmåendeundersökningar skickas till medarbetarna automatiskt, vilket gör att medarbetarnas hälsa kan följas upp med jämna mellanrum.

2. Arbetstid och annan lönedata

Grunden för löneautomation är en effektiv insamling och integrering av lönedata från olika källor. Manuellt kan denna process vara mycket tidskrävande och felkänslig.

Med hjälp av automation kan man integrera olika datakällor, t.ex. arbetstidsuppgifter, frånvarodata och annan personalrelaterad lönedata, i ett enda system. I praktiken innebär detta till exempel att de timmar som registreras i tidrapporteringen automatiskt överförs till lönesystemet. Annan lönedata, så som frånvaro och semester, uppdateras också automatiskt och i rätt tid i systemet, antingen från tidrapporteringssystemet eller från HR-systemet.

Dessutom kan många system tolka övertid och semester för löneändamål utan manuellt arbete. Sådana fall kan förprogrammeras genom att man definierar olika löneformler och regler som ger färdigt tolkad data för löneutbetalningen.

Utöver det kan utlägg för resor, måltidsersättningar och dagtraktamenten integreras direkt i lönesystemen, om de hanteras i löneprocessen.

3. Löneutbetalning och lönebesked

När all nödvändig information har samlats in och sammanställts är nästa steg lönekörningen, som omfattar bland annat lönebesked och bokföringsfil. Denna process kan automatiseras så att lönebeskedet skapas och lönen betalas ut i rätt tid och på ett korrekt sätt utan manuella åtgärder. När lönen har betalats ut kan bokföringsfilen och andra nödvändiga deklarationer automatiskt skickas till rätt parter, även flera offentliga myndigheter.

Utvecklingen av automatisering kan till och med gå så långt att en regelbunden löneutbetalning (utan ändringar) kan betalas ut automatiskt, utan manuellt arbete.

4. Rapportering

Att följa upp ett företags ekonomiska situation och dess personalkostnader är också en viktig del av en fungerande löneadministration. Manuell rapportering kan dock vara både tidskrävande och felkänslig. Med hjälp av automatisering kan man ta fram regelbundna och korrekta rapporter som ger aktuell information om företagets ekonomiska situation och personalkostnader. Exempelvis kan rapporter genereras automatiskt med vissa tidsintervall, t.ex. en gång i månaden eller en gång i kvartalet.

Dessutom kan analys av lönedata automatiseras för att öka omfattningen av rapporteringen. Automatiserade analysverktyg ger djupgående insikter och hjälper till att förutse framtida trender, vilket förbättrar beslutsfattandet och resursallokeringen. Datavisualisering genom diagram och grafer gör det också snabbt och enkelt att förstå informationen.

Automatisering ger datasäkerhet, frigör resurser och bidrar till arbetsglädje

Med ett modernt lönesystem blir hela processen mycket smidigare och mer transparent. Detta minskar inte bara förseningar och fel, utan ökar också medarbetarnas tillfredsställelse eftersom de vet att deras löneuppgifter är uppdaterade.

Genom att automatisera åtminstone ovannämnda processer kan en organisation uppnå betydande fördelar, t.ex. tidsbesparingar, färre fel och förbättrad datasäkerhet. Automatisering gör inte bara processerna mer effektiva, utan frigör också tid för strategiskt arbete som kan ge mervärde till organisationen. Med dessa tankar i bakhuvudet är det värt att komma ihåg att varje automatiserad process är ett steg mot en mer effektiv och tillförlitlig löneadministration.

Kan vi hjälpa dig att förbättra dina löneprocesser? Hör av dig till oss!