Bokslut och årsredovisning – din guide för ett smidigt årsbokslut

Syftet med ett årsbokslut är att ge en rättvisande bild av hur det gått för företaget under året och hur den ekonomiska situationen ser ut vid årets slut. Det är viktigt för företagets interna beslutsfattande och för externa intressenter som investerare, banker och myndigheter.

Alla företag och organisationer med affärshändelser är enligt lag skyldiga att varje räkenskapsår avsluta den löpande bokföringen med ett bokslut. Bokslutet kan antingen vara ett årsbokslut eller en årsredovisning, beroende på företagets storlek och typ. En årsredovisning är mer omfattande och behöver lämnas in till Bolagsverket.

Årsredovisning, liksom årsbokslutet, följer bestämmelserna i årsredovisningslagen (1995:1554) som reglerar hur de ska upprättas.

Steg-för-steg-guide för att förbereda ett bokslut

För att upprätta ett årsbokslut eller en årsredovisning behöver du samla och sammanfatta årets affärshändelser i en resultaträkning och balansräkning. Med en tydlig struktur blir det lättare att förbereda bokslutet och ta dig igenom bokslutsprocessen: 

Kontrollera och justera den löpande bokföringen

Gå igenom den löpande bokföringen och kontrollera att allt stämmer innan du påbörjar bokslutsarbetet. Stäm av alla konton mot bankens kontoutdrag och se till att inga transaktioner saknas. Till exempel kan en mindre kortbetalning för kontorsmaterial eller ett återkommande abonnemang ibland missas om det inte bokförts löpande.

Periodisera intäkter och kostnader

För att få en korrekt bild av företagets ekonomi behöver du periodisera intäkter och kostnader så att de hamnar i rätt räkenskapsår. Matcha de intäkter och kostnader som hör till det aktuella året, även om betalningen sker ett annat år.

Hantera avskrivningar och nedskrivningar

Om företaget äger tillgångar, som maskiner eller fastigheter, måste dessa avskrivas korrekt. Det innebär att du fördelar kostnaden för en tillgång över dess livslängd. Till exempel, om en maskin kostar 100 000 kronor och har en livslängd på 5 år, kan avskrivningen vara 20 000 kronor per år. Om en tillgång minskat eller ökat i värde, till exempel på grund av marknadsförändringar, kan du behöva göra en ned- eller uppskrivning, beroende av regelverk.

Stäm av tillgångar och skulder

I detta steg stämmer du av företagets tillgångar och skulder. Säkerställ att företagets balansräkning speglar den verkliga ekonomiska ställningen, inklusive kassa, bankmedel, kundfordringar, leverantörsskulder och eventuella lån. Vid bokslut är det viktigt att särskilt kontrollera:

• Kassa och bank: Stäm av bankens kontoutdrag för att säkerställa att saldot stämmer mot bokföringen.
• Skattekonto: Kontrollera att det finns lika mycket på skattekontot hos Skatteverket som i bokföringen.
• Kundfordringar: Säkerställ att kundfordringar stämmer överens med summan av skickade fakturor som inte betalts men bokförts under året.
• Leverantörsskulder: Stäm av att summan leverantörsskulder stämmer överens med summan av mottagna fakturor som ännu inte betalts men blivit bokförda under året.
• Kontrollera skatteberäkningar: Innan bokslutet är klart behöver du kontrollera och säkerställa att alla skatter är korrekt beräknade och bokförda. Detta gäller både företagsskatt och eventuella momsavstämningar. Genom att se över skatteberäkningarna kan du undvika felaktigheter som kan påverka företagets framtida kostnader.

Säkerställ korrekt reservering för osäkra fordringar

För att ha en korrekt bild av företagets tillgångar är det viktigt att se över om det finns kundfordringar som kanske inte kommer att betalas in. I så fall kan en reservering göras för att spegla risken, vilket gör balansräkningen mer rättvisande.

Upprätta bokslutet

När alla steg är klara sammanställer du bokslutet. Bokslutet ger en komplett bild av företagets ekonomiska ställning och ligger till grund för årsredovisningen.

Genomför internkontroll och granskning

Genomför en internkontroll eller granskning när bokslutet är sammanställt. Detta innebär att någon, till exempel en annan person på ekonomiavdelningen eller en revisor, går igenom bokslutet för att identifiera eventuella fel eller förbättringar. Internkontrollen fungerar som ett sista kvalitetssteg innan årsredovisningen sammanställs.

Förbered årsredovisningen

Nästa steg är att förbereda årsredovisningen som innehåller resultat- och balansräkning, förvaltningsberättelse och andra obligatoriska delar som ska ge en bild av företagets verksamhet för externa intressenter.

Vanliga misstag vid upprättande av bokslut

Även om bokslutet är en standardiserad process så finns det några vanliga misstag som kan försvåra arbetet:

• Felaktig periodisering: Ett vanligt misstag är att periodisera intäkter och kostnader felaktigt. Om intäkter eller kostnader bokförs i fel period kan det leda till en missvisande bild av företagets lönsamhet och resultat. Granska alla transaktioner och matcha dem till rätt räkenskapsår.
• Missade avstämningar: Avstämningar är en viktig del av bokslutsarbetet. Om du missar att stämma av alla konton kan det leda till felaktigheter i balansräkningen. Gå igenom alla balanskonton och jämför dem med underliggande dokumentation.
• Ej justerade avskrivningar: En annan vanlig fallgrop är att inte justera avskrivningarna enligt verkliga förhållanden. Att inte uppdatera avskrivningarna kan ge en skev bild av företagets tillgångar och resultat. Se över samtliga avskrivningsbara tillgångar och justera om det behövs.
• Bristfällig dokumentation: Kvitton och fakturor kan lätt tappas bort eller missas i bokföringen, särskilt om företaget inte använder digitala lösningar för att hantera dem.

Så kan digitala verktyg förenkla bokslutet

Digitala verktyg effektiviserar bokslutsprocessen och kan hjälpa dig att undvika vanliga problem vid bokslut.

Automatisering av bokföring

Genom att använda bokföringsprogram, som till exempel Procountor eller Fortnox, kan du automatisera många bokföringsuppgifter och arbeta i realtid från molnet, vilket förenklar både dokumentation och samarbete med kollegor och revisorer.

Digital kvittohantering 

Digital kvittohanteringen, med till exempel med applikationen Bezala, gör det enklare att hålla koll på reseräkningar och utlägg. Genom att digitalisera kvittohanteringen, kan du också automatisera mycket, vilket kan minska problem och förseningar vid bokslutet.

Vill du ha hjälp med bokslut?

På Greenstep hjälper vi företag med bokslut, årsredovisningar och ekonomisk rådgivning. Våra experter ser till att allt följer gällande lagar och regler. Behöver du hjälp med hela bokslutsprocessen eller bara en del av den? Vi erbjuder skräddarsydda lösningar för just ditt företag.

Kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa ditt företag.