Förenkla bokföringen av kvitton med digital kvittohantering

Ofta är det många personer involverade i hanteringen av kvitton och reseräkningar; den som skapar utlägget (ofta den anställda), den som godkänner den (ofta den anställdas teamleader/chef), samt redovisningskonsulten som granskar utlägget. När många personer är involverade i en process med flera skeden innebär det att saker kan gå fel. Till exempel att kvitton glöms bort, fel uppgifter matas in eller att utgifter inte bli godkända.

Med en kvittohanteringsapp, som till exempel Bezala, minskar risken för fel genom att stora delar av hanteringen automatiseras. Dessutom spar ni tid och pengar. Nedan listar vi några av de främsta fördelarna med digital kvittohantering.

Fördelar med digital kvittohantering

• Enklare att samla in och godkänna kvitton: Anställda kan snabbt fota av och ladda upp kvitton och reseräkningar direkt via mobilen eller på datorn. Digitala kvitton minskar även risken att ett kvitto förloras eller skadas. Med en app är det också enkelt godkänna utläggsrapporter – även på språng.
• Minskar risken för fel: Kvittoskannern läser av uppgifterna på kvittot och föreslår automatiskt det bokföringskonto som ska användas. Detta minskar risken för felaktigheter och sparar även tid inom redovisningen.
• Slipp manuell dataöverföring: Genom att integrera appen med befintliga redovisnings- och affärssystem slipper ni manuell dataöverföring. Ni kan också integrera era företagskort direkt med redovisningssystemet, vilket gör att kortinnehavaren ser alla händelser direkt i appen och kan enkelt addera kvitton.
• Få bättre koll på saknade kvitton: Genom att koppla företagskortet till bokföringen har både anställda och redovisningskonsulter koll på vilka kvitton som eventuellt saknas. Saknas ett kvitto skickas en påminnelse.
• Bättre kontroll över företagets utgifter: När alla kvitton och reseräkningar sparas digital och blir sökbara får ni bättre översikt över företagets utgifter.

Så funkar digital kvittohantering

1. Ta en bild på kvittot med mobilen om det är ett papperskvitto. Är det ett digitalt kvitto sparar du det i appen. Uppgifterna på kvittot läses av och registreras automatiskt.
2. Välj utläggskategori, spara och attestera kvittot.
3. Kvittot skickas automatiskt till redovisningsbyrån där det bokförs och betalas ut.

Måste papperskvittot sparas?

Enligt nuvarande regelverk måste papperskvitton sparas i tre år om de har sparats digitalt, men i juli 2024 förväntas en ny lag träda i kraft som innebär att papperskvitton som har sparats digitalt kan slängas. Snart blir det alltså ännu enklare med digital kvittohantering. Läs mer om det nya lagförslaget och vad det innebär.

Bezala – app för kvittohantering och reseräkningar

Bezala är en lättanvänd app där dina anställda enkelt kan hantera kvitton och reseräkningar – som du sedan godkänner med bara ett klick. Appen påminner om kvitton saknas, och bokföring, utbetalning och anmälan till inkomstregistret sköts i stort sett automatiskt.

Läs mer om Bezala.