Nyckeln till en framgångsrik ERP-implementering

Vilka är tecknen på att ditt företag kan behöva ett ERP-system?

När ett företag växer och etablerar nya dotterbolag utomlands blir processerna naturligt mer komplexa och mängden manuellt arbete mångdubblas. Detta skapar ett behov av att säkra processer och få transparens i data. En av de första utmaningarna som brukar signalera att ett företag skulle kunna dra nytta av ett affärssystem är utmaningarna i att hantera finansiella processer i flera länder.

När ett företag har dotterbolag behövs en konsoliderad bild av siffrorna för hela koncernen. I sådana situationer gör ERP det möjligt att hantera redovisningen snabbt. Det automatiserar också många processer och gör det lättare att arbeta i en djungel av olika valutor, lokala lagar och system.

Tillväxt och skalning understryker också behovet av datasäkerhet och datahantering. All data i ett företag bör finnas på ett och samma ställe. Ett ERP-system är ett alternativ, men även exempelvis BI-verktyg gör det möjligt att effektivt konsolidera data på ett och samma ställe.

Vad bör man tänka på när man väljer ett ERP-system?

Det viktigaste när du ska välja affärssystem: välj ett system som tillgodoser dina nuvarande behov och som kan skalas smidigt för att möta dina framtida behov. När du befinner dig i ett relativt tidigt skede och växer snabbt bör du välja ett system som enkelt kan anpassas även om hela affärsmodellen förändras.

För de allra flesta företag är ERP ett verktyg under utveckling. Ett ERP-projekt avslutas därför vanligtvis inte med implementeringen av själva systemet, utan snarare med vidareutveckling i takt med att nya behov uppstår. Valet av system är en viktig del av ERP-projektet, eftersom det är svårt att ändra det i de efterföljande faserna av projektet. Förutom att välja rätt system är det viktigt att noggrant välja rätt partner för att stödja ditt projekt

Tips för att välja en partner för ditt ERP-projekt

• Se dig omkring, prata med andra företag och ta reda på vilka lösningar andra har implementerat i sina affärssystem. På så sätt kan du få massor av värdefulla idéer från andras erfarenheter.
• Ring referenskunder hos olika ERP-leverantörer och fråga dem hur de faktiskt har fått hjälp av implementeringspartnern.
• Välj den partner som har mest att erbjuda ditt företag och som är en bra långsiktig partner. Partnern bör ha teknisk kunskap om systemet och en förståelse för dina affärsprocesser. Det skulle också vara bra om samma partner kan hjälpa ditt företag inom andra områden än ERP.
• Lita på dina instinkter; personkemi har också stor betydelse när du väljer rätt projektpartner.
• Det billigaste avtalet för ett ERP-projekt innebär inte automatiskt det bästa avtalet. Kom ihåg att du förhandlar om den bästa implementeringen!
• Läs mer om NetSuite här - kanske det mest skalbara affärssystemet någonsin?

Vad ska man tänka på i de olika faserna av ett ERP-projekt?

ERP-partnern har ledarrollen i den första implementeringsfasen. De bör känna till allt som behövs om affärssystemet, hur den första fasen ska genomföras och kundens verksamhet. Efter den första fasen bör kunden ta ansvar för ERP-projektet och ha inställningen att ERP-projektet genomförs i nära samarbete med den externa implementeringspartnern. En framgångsrik ERP-implementering kräver insatser från båda sidor från dag ett. Det är avgörande att kunden och leverantören spelar i samma lag och drar åt samma håll.

Människor kan veta exakt hur processerna fungerar inom ERP efter att ha sett det och provat det. Det är därför vissa förändringar måste göras agilt, även om de inte ingick i den ursprungliga planen. Det är viktigt att ha några definitioner på hög nivå som fungerar som ett mål för vart man är på väg. Det är också viktigt att leverantören och kunden har agila uppföljningar av hur många timmar som har spenderats på förändringarna för att hålla sig inom gränserna för den fastställda budgeten.

En bra metod är att bygga upp plattformen och köra test- och iterationsläget så snabbt som möjligt. På så sätt kan kunden börja iterera med sina egna data och se resultaten. Det agila arbetssättet är det bästa sättet att få slutanvändarna att förstå hur saker och ting fungerar.